Optymalizacja procesów – jakie procesy warto automatyzować przy pomocy RPA?

Optymalizacja procesów – robotyzacja z AUTOMADE

Optymalizacja procesów to przedsięwzięcie wymagające dokładnej analizy procesów przeprowadzanych w przedsiębiorstwie, a także wyselekcjonowania tych, które mogą zostać przyspieszone i usprawnione. Po czym rozpoznać, że optymalizacja procesów jest tym, czego potrzebuje Twoje przedsiębiorstwo? Jednym z najbardziej bolesnych i uporczywych objawów będzie brak terminowości rozliczeń, ich niedokładność lub problemy z bieżącą analizą kondycji finansowej przedsiębiorstwa. O tym, że optymalizacja procesów może okazać się propozycją dla Ciebie, z pewnością świadczyć mogą również opóźnienia w komunikacji, trudności z przepływem informacji, a także trudności wynikające z nieprawidłowości w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W jaki sposób określić, że robotyzacja lub automatyzacja to rozwiązanie, które poprawi jego wydajność i wyniki?

Na co warto zwrócić uwagę podczas optymalizacji procesów?

Największe bolączki związane z brakiem wydajności przedsiębiorstwa przekładają się na brak satysfakcji klientów, a w efekcie spadek ich liczby oraz podążające krok za nimi obniżenie przychodów. Optymalizacja procesów, choć okazuje się być bardzo pomocną w realizowaniu celów i założeń, musi zostać jednak odpowiednio wdrożona i wykorzystane muszą zostać narzędzia, które spełniają swoje funkcje. Jest to związane z tym, że wprowadzenie rozwiązań niespełniających oczekiwań przedsiębiorstwa, mogą dodatkowo wydłużyć czas wykonywania określonych zadań. Co warto więc zrobić przed podjęciem decyzji o optymalizacji procesów i wyborem narzędzia?

Dogłębna analiza to klucz do sukcesu

Tak, jak każda droga powinna prowadzić do celu, tak każdy proces ma swój punkt startu i punkt końcowy, którego efektem powinien być profit w postaci zysku przedsiębiorstwa. Mając na uwadze ilość zadań, z którymi na co dzień mają do czynienia pracownicy różnych działów, dogłębna analiza specyfiki pracy każdego z nich, zdecydowanie wpływa na to, jakie rozwiązanie wspomoże określony dział. Każdy proces powinien charakteryzować się:

• Jasno określonym celem, który wyjaśnia specyfikę i charakter wykonywania określonej czynności.
• Priorytetowością – w zależności od tego, jaki jest wynik pracy określonego procesu, jest on mniej lub bardziej istotny dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wyeliminowanie procesów, które nie spełniają swojej funkcji, może być jedną z form optymalizacji procesu.
• Narzędziami, które wykorzystywane są podczas jego realizacji – specyfika określonych przedsięwzięć wymagać może zastosowania specjalistycznego oprogramowania lub maszyn.

Analiza procesów to narzędzie, które pozwala określić czy procesy zachodzące w przedsiębiorstwie lub firmie są wydajne i, jeśli nie, daje podstawę do rozważań dotyczących tego, co powinno zostać zmienione w celu poprawy ich wydajności. Narzędzia do zarządzania procesami takie jak diagramy przepływu procesów (PFD) i diagramy sekwencji procesów (PSD) są tymi, które pomagają zrozumieć, gdzie mogą występować problemy na poszczególnych etapach określonych procesów.

Jakie procesy warto optymalizować?

Branża RPA (Robotic Process Automation) w ciągu kilku lat wypracowała określone standardowe kryteria w zakresie, jakie czynności najlepiej automatyzować, używając aplikacji robotycznych. Poniżej lista podstawowych czynników, na które należy zwrócić uwagę wybierając procesy:

• pochłaniające dużą ilość czasu
• o okresowej dużej kumulacji
• powtarzalne
• ustandaryzowane, o jasno określonej procedurze
• z niską liczbą wyjątków
• wymagające uwagi i szczegółowości, podatne na błędy ludzkie
• obsługujące poufne dane (np. kadrowe)

Pułapka trudnych procesów

Jedną z często stosowanych metod budowania listy procesów do automatyzacji jest zbierania pomysłów od jednostek biznesowych. Pracownicy, znając podstawowe kryteria wyboru i jednocześnie mając dziedzinową wiedzę ekspercką, zgłaszają propozycje ze swoich obszarów. Niestety, pomimo iż sposób ten wydaje się najbardziej oczywistym, jest obarczony pewną niedogodnością.

Często zdarza się, że pracownikom zależy, aby zautomatyzować proces najbardziej uciążliwy, trudny, męczący, który wymaga z ich strony dużo wysiłku. Nie zawsze jest to jednocześnie proces powtarzalny. Wykonujący na co dzień taką pracę, nie zdają sobie często sprawy, że np. kilka godzin dziennie wykonują absolutnie proste i powtarzalne czynności, jednak z powodu ich nieskomplikowania, nie przychodzi im do głowy, aby zgłosić taki proces do automatyzacji. Dlatego też sugerujemy, aby zawsze pracy zespołu przyjrzał się z bliska ekspert z doświadczeniem w robotyzacji.

Procesy niewymagające decyzji człowieka… czy aby na pewno?

Kryterium braku w procesie elementu wymagającego podjęcia decyzji przez człowieka często decyduje o tym, czy trafi on na finalną listę procesów do robotyzacji. Warto jednak przyjrzeć się zagadnieniu bliżej i nie weryfikować procesu zero-jedynkowo.

Jeśli wiemy, że w procesie występuje decyzja, której nie można podjąć przy pomocy algorytmu zaszytego w Robocie, zwróćmy uwagę na poniższe:

• Na którym etapie procesu podejmowana jest decyzja? Może okazać się, że np. 70% czasu koniecznego do wykonania procesu przypada na kroki występujące przed podjęciem decyzji.
• Czy liczba ścieżek postępowania po decyzji człowieka jest niska i skończona? W takim wypadku można rozważyć zautomatyzowanie również kroków po kroku z decyzją. Pomocne w wykonaniu tego może okazać się zastosowanie podejścia RDA (Robotic Desktop Automation), gdzie użytkownik ma dużo większą interakcję z Robotem, niż w klasycznym RPA.

Czy tylko procesy oszczędzające dużo FTE?

Kuszącym i oczywistym wydaje się wybór procesów, których wykonania zabiera dużą liczbę godzin. Ma to swoją niezaprzeczalną zaletę: szybko uzyskujemy konkretną oszczędność, którą łatwo można „pochwalić się” w organizacji. Niestety procesów, przy których uzyskamy imponujące wyniki w tym aspekcie, zazwyczaj w nowoczesnej organizacji nie ma aż tak dużo. Jaką strategię przyjmiemy po ich zautomatyzowaniu?

Odpowiedzią na to znowu może okazać się zastosowanie wspomnianej wcześniej koncepcji RDA. Dając pracownikom biznesowym narzędzie, przy pomocy którego w łatwy sposób będą mogli samodzielnie zautomatyzować proste, powtarzalne czynności wykonywane codziennie, może okazać się, że oszczędności wynikające z takiego podejścia wyprzedzą te uzyskane z klasycznego RPA. A nawet, jeśli nie wyprzedzą, to doskonale uzupełnią strategię robotyzacji w organizacji.

Wykonajmy prostą symulację. Mamy na liście 100 procesów do automatyzacji, każdy z pierwszych 10 oszczędza średnio 6h dziennie (1 FTE). Kolejne 30 procesów około 2h każdy, a reszta daje oszczędności rzędu 20 min per proces. Policzmy to:

• Duże procesy: 10 x 6h = 60h
• Średnie procesy: 30 x 1,5h = 45h
• Małe procesy: 60 x 0,33h=20h

Wnioski? Oczywiście, warto robotyzować duże procesy, jednak pomijanie średnich i małych to niewykorzystanie potencjału automatyzacji. Powyższa kalkulacja to pewne uproszczenie, jednak zachęcamy do rozważenia tego zagadnienia w kontekście specyfiki Twojej firmy.

Alternatywa dla integracji systemów, zmiany w systemach

Jednym z głównych powodów stosowania RPA/RDA jako technologii, w ogóle, jest chęć uniknięcia tradycyjnej integracji wielu systemów. Zamiast poświęcać ogromne zasoby na budowanie kosztownych, klasycznych integracji, wykorzystujemy roboty, korzystające z graficznych interfejsów użytkownika (analogicznie, jak człowiek).

Często spotyka się kryteria dotyczące wyboru procesu zbliżone do poniższych zagadnień:

• Czy proces, który chcemy automatyzować wykorzystuje systemy, które niedługo mogą zostać wycofane/zastąpione innymi? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, warto pogłębić temat i ustalić rzeczywisty termin takiej zmiany. Jeśli np. system ma zostać wycofany za 6 miesięcy, a proces wykorzystujący go oszczędzi nam 8 godzin dziennie, jego automatyzacja w dalszym ciągu może być opłacalna. Szybkie wdrożenie robota, które zajmie mniej niż tydzień będzie przynosić konkretne korzyści przez kolejne pół roku. Zawsze warto jednak dokładnie to policzyć.
• Czy wykorzystywany system jest niestabilny, często występują przerwy w dostępności itp.? Jeśli aplikacja zachowuje się w sposób „nieprzewidywalny” i wymienione w pytaniu problemy są nagminne, może to stanowić poważną przeszkodę w robotyzacji procesu. Być może warto w takim przypadku zrezygnować z robotyzacji, a tym samym oszczędzając w przyszłości czas potrzebny na utrzymanie robota – a problematyczny system często generuje taką konieczność.

Jako specjaliści z zakresu automatyzacji biznesu oferujemy roboty RPA i roboty RDA dedykowane przedsiębiorcom szukającym sposobu na zwiększenie efektywności i lepszą organizację pracy firmy w obszarach takich jak: księgowość, kadry, logistyka, a także sprzedaż i marketing. Chcesz dowiedzieć się, jak technologia RPA może wspomóc Cię w osiągnięciu zupełnie nowych celów sprzedażowo-biznesowych? Zachęcamy do kontaktu lub bezpłatnego wypróbowania naszych rozwiązań!