Branża RPA (Robotic Process Automation) w ciągu kilku lat wypracowała określone standardowe kryteria w zakresie, jakie czynności najlepiej automatyzować, używając aplikacji robotycznych. Poniżej lista podstawowych czynników, na które należy zwrócić uwagę wybierając procesy:
- pochłaniające dużą ilość czasu
- o okresowej dużej kumulacji
- powtarzalne
- ustandaryzowane, o jasno określonej procedurze
- z niską liczbą wyjątków
- wymagające uwagi i szczegółowości, podatne na błędy ludzkie
- obsługujące poufne dane (np. kadrowe)
Pułapka trudnych procesów
Jedną z często stosowanych metod budowania listy procesów do automatyzacji jest zbierania pomysłów od jednostek biznesowych. Pracownicy, znając podstawowe kryteria wyboru i jednocześnie mając dziedzinową wiedzę ekspercką, zgłaszają propozycje ze swoich obszarów. Niestety, pomimo iż sposób ten wydaje się najbardziej oczywistym, jest obarczony pewną niedogodnością.
Często zdarza się, że pracownikom zależy, aby zautomatyzować proces najbardziej uciążliwy, trudny, męczący, który wymaga z ich strony dużo wysiłku. Nie zawsze jest to jednocześnie proces powtarzalny. Wykonujący na co dzień taką pracę, nie zdają sobie często sprawy, że np. kilka godzin dziennie wykonują absolutnie proste i powtarzalne czynności, jednak z powodu ich nieskomplikowania, nie przychodzi im do głowy, aby zgłosić taki proces do automatyzacji. Dlatego też sugerujemy, aby zawsze pracy zespołu przyjrzał się z bliska ekspert z doświadczeniem w robotyzacji.
Procesy niewymagające decyzji człowieka… czy aby na pewno?
Kryterium braku w procesie elementu wymagającego podjęcia decyzji przez człowieka często decyduje o tym, czy trafi on na finalną listę procesów do robotyzacji. Warto jednak przyjrzeć się zagadnieniu bliżej i nie weryfikować procesu zero-jedynkowo.
Jeśli wiemy, że w procesie występuje decyzja, której nie można podjąć przy pomocy algorytmu zaszytego w Robocie, zwróćmy uwagę na poniższe:
- Na którym etapie procesu podejmowana jest decyzja? Może okazać się, że np. 70% czasu koniecznego do wykonania procesu przypada na kroki występujące przed podjęciem decyzji.
- Czy liczba ścieżek postępowania po decyzji człowieka jest niska i skończona? W takim wypadku można rozważyć zautomatyzowanie również kroków po kroku z decyzją. Pomocne w wykonaniu tego może okazać się zastosowanie podejścia RDA (Robotic Desktop Automation), gdzie użytkownik ma dużo większą interakcję z Robotem, niż w klasycznym RPA.
Czy tylko procesy oszczędzające dużo FTE?
Kuszącym i oczywistym wydaje się wybór procesów, których wykonania zabiera dużą liczbę godzin. Ma to swoją niezaprzeczalną zaletę: szybko uzyskujemy konkretną oszczędność, którą łatwo można „pochwalić się” w organizacji. Niestety procesów, przy których uzyskamy imponujące wyniki w tym aspekcie, zazwyczaj w nowoczesnej organizacji nie ma aż tak dużo. Jaką strategię przyjmiemy po ich zautomatyzowaniu?
Odpowiedzią na to znowu może okazać się zastosowanie wspomnianej wcześniej koncepcji RDA. Dając pracownikom biznesowym narzędzie, przy pomocy którego w łatwy sposób będą mogli samodzielnie zautomatyzować proste, powtarzalne czynności wykonywane codziennie, może okazać się, że oszczędności wynikające z takiego podejścia wyprzedzą te uzyskane z klasycznego RPA. A nawet, jeśli nie wyprzedzą, to doskonale uzupełnią strategię robotyzacji w organizacji.
Wykonajmy prostą symulację: mamy na liście 100 procesów do automatyzacji, każdy z pierwszych 10 oszczędza średnio 6h dziennie (1 FTE), kolejne 30 procesów około 2h każdy, a reszta daje oszczędności rzędu 20 min per proces. Policzmy to:
- Duże procesy: 10 x 6h = 60h
- Średnie procesy: 30 x 1,5h = 45h
- Małe procesy: 60 x 0,33h=20h
Wnioski? Oczywiście, warto robotyzować duże procesy, jednak pomijanie średnich i małych to niewykorzystanie potencjału automatyzacji. Powyższa kalkulacja to pewne uproszczenie, jednak zachęcamy do rozważenia tego zagadnienia w kontekście specyfiki Twojej firmy.
Alternatywa dla integracji systemów, zmiany w systemach
Jednym z głównych powodów stosowania RPA/RDA jako technologii, w ogóle, jest chęć uniknięcia tradycyjnej integracji wielu systemów. Zamiast poświęcać ogromne zasoby na budowanie kosztownych, klasycznych integracji, wykorzystujemy roboty, korzystające z graficznych interfejsów użytkownika (analogicznie, jak człowiek).
Często spotyka się kryteria dotyczące wyboru procesu zbliżone do poniższych zagadnień:
- Czy proces, który chcemy automatyzować wykorzystuje systemy, które niedługo mogą zostać wycofane/zastąpione innymi? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, warto pogłębić temat i ustalić rzeczywisty termin takiej zmiany. Jeśli np. system ma zostać wycofany za 6 miesięcy, a proces wykorzystujący go oszczędzi nam 8 godzin dziennie, jego automatyzacja w dalszym ciągu może być opłacalna. Szybkie wdrożenie robota, które zajmie mniej niż tydzień będzie przynosić konkretne korzyści przez kolejne pół roku. Zawsze warto jednak dokładnie to policzyć.
- Czy wykorzystywany system jest niestabilny, często występują przerwy w dostępności itp.? Jeśli aplikacja zachowuje się w sposób „nieprzewidywalny” i wymienione w pytaniu problemy są nagminne, może to stanowić poważną przeszkodę w robotyzacji procesu. Być może warto w takim przypadku zrezygnować z robotyzacji, a tym samym oszczędzając w przyszłości czas potrzebny na utrzymanie robota – a problematyczny system często generuje taką konieczność.
