Wielu managerów, odpowiedzialnych za przeprowadzenie transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie, stoi przed dylematem, jak wskazać najlepsze narzędzie do automatyzacji w swojej firmie. Rynek pełen jest rozwiązań RPA (Robotic Process Automation) i RDA (Robotic Desktop Automation), więc na co należy zwrócić szczególną uwagę dokonując wyboru?
Czym są roboty software’owe?
Oprogramowanie software’owe (software robot) to nic innego niż aplikacja informatyczna klasy RPA lub RDA. Robot to narzędzie, które imituje działanie człowieka w środowisku informatycznym. Robot „klika” po graficznych interfejsach użytkownika (GUI) oraz potrafi:
- czytać i przepisywać dane,
- wykonywać złożone obliczenia,
- podejmować decyzje w zależności od założonych warunków.
W odróżnieniu od człowieka aplikacja robotyczna wykonuje powtarzalne i monotonne zadania dużo szybciej, co obniża ilość roboczogodzin. Dodatkowo zadania zostają wykonane bezbłędnie, ponieważ zostaje wyeliminowany błąd ludzki, co powoduje podniesienie jakości dostarczanych operacji.
Robot nie zachoruje i nie pojedzie na wakacyjny urlop, a przy zwiększonych wolumenach danych wystarczy skopiować naszego cyfrowego pracownika.
Technologia
W jaki jednak sposób można sprawdzić, gdzie tkwi przewaga danego narzędzie nad innym? Aspektem, na który na pewno należy zwrócić uwagę jest sposób identyfikacji elementów, w które robot ma „klikać”. Do popularnych zalicza się integracja z WinAutomation (dla aplikacji desktopowych), obsługa XPath (dla web), czy uniwersalne rozpoznawanie obrazu. Są to technologie wykorzystywane przez większość narzędzi RPA, jednak sposób ich użycia różni się znacząco pomiędzy dostawcami usług robotycznych. Elementy, które warto sprawdzić:
- Czy narzędzie pozwala łączyć wiele technologii do identyfikacji elementu aplikacji, stosując np. alternatywne metody wyboru dla konkretnego przycisku, czy pola?
- Jak duża jest elastyczność w powyższych konfiguracjach: czy można stosować dynamiczne fragmenty ścieżek (zmienne czy wildcards)?
- W przypadku technologii rozpoznawania obrazu, czy jest to najprostsza implementacja, szukająca dokładnego dopasowania pikseli, jeden do jednego, czy może zastosowano zaawansowane algorytmy, uodparniające rozwiązanie na zmianę rozdzielczości czy schematu kolorów?
- Czy możliwe są do skonfigurowania złożone, wielopoziomowe warunki i pętle?
- Jakie rozwiązania są dostępne w kontekście obsługi błędów czy wyjątków?
Duża różnorodność dostępnych akcji i technologii gwarantuje, że robot poradzi sobie nawet z najbardziej trudnymi do obsługi aplikacjami.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na listę zrealizowanych przy użyciu narzędzia wdrożeń, a w szczególności, jakie systemy udało się obsłużyć przy jego pomocy. Najpopularniejszymi, wykorzystywanymi powszechnie są:
- Arkusze Excel
- Pliki PDF
- Aplikacje desktop, np. systemy księgowe czy ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics)
- Popularne aplikacje webowe i portale WWW
- Systemy dostępne przy pulpit zdalny (np. Citrix)
Łatwość użycia
Dostawcy platform prześcigają się we wdrażaniu nowych funkcjonalności i technologii, jednak równie ważnym, jeśli nie najważniejszym aspektem jest to, jak łatwo można je wykorzystać automatyzując proces. Waga tego kryterium jest w dużej mierze uzależniona od przyjętej w organizacji strategii rozwoju robotyzacji: czy chcemy bazować tylko na zewnętrznych ekspertach, czy może w dłuższej perspektywie planujemy zbudować kompetencje wewnątrz firmy. Jeśli w danej organizacji dominującym podejściem jest drugie z wymienionych, łatwość użycia narzędzia staje się bardzo ważną kwestią. Pytania, na które warto sobie odpowiedzieć to m.in.:
- Czy narzędzie oferuje alternatywne w stosunku do manualnego sposoby budowania procesu, udostępniając np. nagrywarkę działającą w wielu środowiskach jednocześnie (desktop, web)?
- Jak łatwo skonfigurować warunki logiczne i pętle – czy poradzi sobie z tym np. pracownik zespołu biznesowego bez podłoża programistycznego?
- Czy sposób prezentacji zapamiętanego „kodu” jest czytelny i łatwy w odbiorze?
- Czy interfejs narzędzia jest przyjazny użytkownikowi, zarówno od strony estetycznej, jak i dostępności najważniejszych funkcji?
Koszty
Aspektem, którego na pewno nie można zignorować, są koszty związane z wdrożeniem platformy do robotyzacji. Na finalny koszt składa się dużo więcej, niż jedynie cena narzędzia:
- Cena centralnej aplikacji do zarządzania robotami
- Ceny jednostkowe poszczególnych typów licencji
- Dostępność licencji równoległych (concurrent), ograniczającej maksymalną liczbę w danym momencie zalogowanych użytkowników, bez limitu maksymalnej liczby zarejestrowanych
- Koszt zatrudnienia ekspertów wyspecjalizowanych w danym narzędziu
- Koszty szkoleń, wsparcia, mentoringu
- Sposób podejścia do licencjonowania: oprócz standardowych, powszechnie stosowanych licencji na aplikację, występują również modele alternatywne oparte np. o liczenie wykonanych przez robota kroków
Dostępność wsparcia
Dokonując wyboru platformy, kuszącym i pozornie oczywistym rozwiązaniem może wydawać się wybór rozpoznawalnego narzędzia, funkcjonującego na rynku od wielu lat. Ma to oczywiście swoje dobre strony, warto jednak przyjrzeć się zaletom alternatywnych opcji. Na co zwrócić uwagę:
- Duże organizacje stojące za popularnymi narzędziami często charakteryzuje pewna bezwładność we wprowadzaniu zmian. Mniejsze firmy są bardziej skłonne do implementacji funkcjonalności specyficznych dla poszczególnych Klientów.
- Istotna jest również lokalizacja dostawcy. Można oczekiwać, że firma posiadającą swoją siedzibę lub oddział w Polsce, czy nawet w tym samym mieście, będzie bardziej obeznana z charakterystyką rynku. Przede wszystkim jednak kontakt i wsparcie są łatwiejsze do zrealizowania.
Podsumowanie
Lista kryteriów, które finalnie trzeba rozważyć przed podjęciem decyzji, może być dłuższa niż powyżej wymienione i różnić się w zależności od potrzeb organizacji, jednak to właśnie omówione tutaj są najbardziej uniwersalne i występujące w większości firm.
