Robotyzacja w księgowości

Niezliczona liczba faktur, wystawianie, księgowanie, praca z wyciągami bankowymi, weryfikacja płatności. To codzienność, z którą muszą się zmagać pracownicy działu księgowości. Goniące terminy, przygotowanie deklaracji, zamykanie miesiąca. Powtarzalna praca na ogromnej liczbie dokumentów. Procesy księgowe wymagają pracy ludzkiej w wielu systemach. Z pomocą może przyjść automatyzacja procesów z wykorzystaniem robotów AUTOMADE.

Księgowość – procesy, z którymi zmagają się pracownicy

W firmach dział księgowości organizuje i prowadzi księgi rachunkowe oraz przygotowuje sprawozdanie finansowe. To on także realizuje politykę rachunkowości zgodną z aktualnymi przepisami, czuwa na straży i odpowiada aby zarówno od strony prowadzenia ksiąg jak i terminowości realizowanych przepływów finansowych wszystko odbywało się zgodnie z planem i harmonogramem. Dotrzymywanie terminów, dbałość o prawidłowość danych, a także konieczność wykonywania bieżących analiz finansowych, to tylko część z czasochłonnych procesów, które mogą zostać zautomatyzowane i usprawnione.

Jak automatyzacja księgowości wspomaga firmę?

Całość zadań działu księgowości to bardzo duża liczba operacji, która zajmuje mnóstwo czasu, dlatego tak ważnym elementem jest dokładność i precyzja w ich wykonywaniu. W tym właśnie pomóc mogą roboty AUTOMADE. Poniżej przedstawiamy 5 przykładów, gdzie zamiast człowieka pracę w działach księgowych mogą wykonać roboty

1. Faktury sprzedażowe i zakupowe

Odpowiednia klasyfikacja i księgowanie faktur to podstawowe zadanie działu księgowości. W tych zadaniach pomocne będą roboty AUTOMADE, które mogą pobierać dane z faktur i zamiast człowieka wprowadzać je do systemu księgowego. Dodatkowo na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów roboty są w stanie wystawić faktury uzupełniając wszystkie niezbędne dane. Dzięki temu czasochłonny proces, który wymagał manualnej pracy teraz z wykorzystaniem robotów AUTOMADE może być realizowany szybko, bezbłędnie i znacznie taniej.

2. Wyciągi bankowe

Ewidencją transakcji bankowych są wyciągi bankowe, obecnie używane głównie w formie elektronicznej.. Zawierają one takie informacje jak dane identyfikacyjne właściciela konta oraz dane dotyczące transakcji realizowanych za jego pośrednictwem, które są podstawą do księgowania. Robot może współuczestniczyć w procesie i przekazać pracownikowi działu księgowości informację o niezaksięgowanych pozycjach. Dodatkowo robot sparuje ze sobą odpowiednie płatności i faktury. Dzięki temu pracownik nie będzie musiał wyszukiwać tych informacji ręcznie a cały proces identyfikacji i przypisania płatności jest realizowany zdecydowanie szybciej, uwalniając zasoby ludzkie z powtarzalnych operacji..

3. Porównywanie płatności

Podobnie do procesów przy wyciągach bankowych robot może porównywać płatności z napływającymi fakturami. Robi to automatycznie i pokazuje wszystko co zawierają poszczególne rozliczenia Wychwytuje powstałe różnice w związku z deklarowanymi płatnościami a ich brakiem lub niewpłaceniem całości. Osoba obsługująca robota otrzyma informację o opłaconych fakturach, a które nie zostały opłacone. Ma wtedy pewność, że nie został popełniony błąd, robiąc przez co któraś z faktur została niepoprawnie sparowana. Dzięki temu zostaną wyeliminowane błędy do zera.

4. Windykacja

Windykacja to proces dochodzenia własności za pomocą środków określonych w przepisach prawnych. W praktyce polega ona na windykacji polubownej czyli wysyłaniu do dłużników firmy pism, w których nakłania się go do spłacenia powstałego zadłużenia. Cały proces zajmuje mnóstwo czasu ze względu na to, że w wielu przypadkach jedno pismo do dłużnika nie wystarcza. Robot AUTOMADE może pomóc pracownikom w procesach windykacyjnych. Nadzorując nieustannie dokonywane płatności może przesyłać do klientów przypomnienie, upomnienia, ponaglenia i wezwania do zapłaty. Robot jest w stanie także na bieżąco przekazywać sprawy do firmy windykacyjnej, z którą dział księgowości współpracuje lub do wewnętrznego działu windykacji. Automatyzacja procesów windykacyjnych ma na celu nie tylko generowanie oszczędności i przyspieszanie procesów ale poprawę skuteczności samej windykacji.

5. Biała lista

Biała lista podatników zapewnia wyższy stopień bezpieczeństwa prowadzonych transakcji i pozwala potwierdzić z należytą starannością status kontrahenta, który powinien spełniać niezbędne warunki do zawarcia transakcji. Jest ona niezbędna i konieczna do weryfikacji dla każdej płatności powyżej 15 tysięcy złotych, która dotyczy zakupu towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Zawiera ona takie informacje jak np. potwierdzenie czy kontrahent jest podatnikiem VAT, określenie przyczyny zarejestrowania lub wykreślenia go z listy oraz potwierdzenie numeru rachunku bankowego na który powinna zostać uiszczona opłata dla kontrahenta. Lista prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej a wszystkie informacje na niej zawarte pobierane są z dostępnych rejestrów publicznych. Niesprawdzenie białej listy i zapłacenie na inne konto niewykazane na białej liście skutkuje poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Weryfikacja danych kontrahentów, którzy są zawarci na białej liście to typowe zadanie powtarzalne niewymagające skomplikowanej procedury. Dzięki temu nadaje się ono idealnie do automatyzacji.

Powyższe zadania są tylko przykładami procesów realizowanych dzisiaj w działach księgowości i finansów, w których doskonałe zastosowanie znajdują roboty. Automatyzacja procesów w zespołach biznesowych staje się faktem na naszych oczach. Warto spojrzeć na realizowane operacje w danym zespole księgowym i finansowym i zweryfikować, które z nich mogą zostać zautomatyzowane, które warto zautomatyzować aby zdobyć przewagę konkurencyjną, a do automatyzacji których należy się jeszcze przygotować. Pomocnym narzędziem w tym procesie będzie z pewnością warsztat analityczny prowadzony przez firmę AUTOMADE. Zgłoś się już teraz na bezpłatny warsztat i odblokuj potencjał automatyzacji w twoich operacjach księgowych dzięki robotom AUTOMADE.

Jakie są zalety płynące z automatyzacji księgowości?

Automatyzacja księgowości to doskonałe rozwiązanie spełniające oczekiwania zarówno małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstw. Jest niezawodnym wyborem w przypadku firm, które każdego dnia przeprowadzają wiele operacji finansowych i pragną stale monitorować stan przychodów i rozchodów. Automatyzacja księgowości pozwala zapewnić:

dokładność będącą czynnikiem minimalizującym ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego i gwarantującą, że dokumentacja finansowa jest zawsze aktualna,
wydajność wynikająca stąd, że automatyzacja rutynowych zadań powala oddelegować pracowników do bardziej złożonych i wymagających uwagi zadań,
aktualność, która dzięki zautomatyzowanym systemom pozwala uzyskiwać dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym, co
umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji i szybko reagować na zmiany rynkowe,
oszczędność kosztów – automatyzacja procesów księgowych może zaoszczędzić czas i pieniądze firmy, ponieważ minimalizuje jej zależność od procesów manualnych,
większą efektywność, co jest wynikiem dostępu do danych finansowych w czasie rzeczywistym i możliwości podejmowania strategicznych decyzji świadomie, w taki sposób, by ostatecznie prowadziły one do poprawy wyników finansowych,
terminowość: zautomatyzowane systemy mogą wspomóc księgowość w terminowym i zgodnym z odpowiednimi przepisami i wymaganiami dotyczącymi sprawozdawczości zdawaniu raportów i rozliczeń.

Automatyzacja księgowości – na co należy zwrócić uwagę na samym początku?

Automatyzacja księgowości, choć bez wątpienia jest bardzo atrakcyjną propozycją, wymaga profesjonalnej konfiguracji i pełnej kompatybilności z systemami, które działają w obrębie wybranego przedsiębiorstwa. W zależności od jego indywidualnych potrzeb skonfigurowana może zostać technologia RPA (działająca we współpracy z serwerami) lub zastosowane mogą zostać roboty RDA przeznaczone do automatyzacji pojedynczych stanowisk pracowniczych i komputerów służbowych. Jakie są pomiędzy nimi różnice? Roboty RPA nie wymagają koordynacji i nadzoru swojej pracy w związku z czym mogą wspomagać przedsiębiorstwo nawet wtedy, gdy wszystkie komputery są wyłączone i w biurze nie ma żywej duszy. Nieco inaczej jest z robotami RDA, które instalowane są na pojedynczych stanowiskach pracowniczych i wspomagają ich użytkowników w codziennej pracy. W przeciwieństwie do technologii RPA, roboty RDA wykorzystywane do automatyzacji księgowości, wymagają nadzoru i koordynacji ze strony użytkownika, który samodzielnie ma możliwość nagrania makr, czyli wzoru, według którego postępuje oprogramowanie w celu wykonania poszczególnych czynności. Decydując się na rozwiązanie, jakim jest automatyzacja księgowości, trzeba mieć na uwadze konieczność dopasowania rozwiązania do zadań, za których realizację będzie ono odpowiedzialne. Z pewnością możemy Ci w tym zakresie pomóc – przeprowadzenie specjalnego audytu pozwoli nam dopasować rozwiązania do Twoich indywidualnych potrzeb uwzględniając przy tym systemy, z których z powodzeniem korzysta już Twoje przedsiębiorstwo.

Automatyzacja w księgowości z AUTOMADE – w czym możemy Ci pomóc?

Automatyzacja procesów biznesowych to nasza specjalność. Posiadamy doświadczenie i kompetencje we wdrażaniu rozwiązań mających zwiększyć efektywność i pozwalających na wydajniejsze monitorowanie pracy firm i przedsiębiorstw z różnych sektorów gospodarki. W jaki sposób możemy Ci pomóc? Poza dostarczeniem specjalistycznego oprogramowania zaproponować możemy audyt i wycenę, dzięki którym dowiesz się, w jaki sposób można usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa, a także jaki może być koszt tego przedsięwzięcia. Pełen profesjonalizm, a także niezawodność i wydajność oferowanych przez nas rozwiązań wraz z dokładnością, których są gwarancją, to czynniki powodujące, że automatyzacja księgowości z AUTOMADE to proces zapewniający większą efektywność firmy, a także wzrost jej potencjału. Przetestuj nasze narzędzia za darmo lub skontaktuj się z nami w celu uzyskania większej ilości informacji – serdecznie zapraszamy!