Robotyzacja w księgowości

Spis treści:

Księgowość – procesy, z którymi zmagają się pracownicy
Jak automatyzacja księgowości wspomaga firmę?
Jakie zalety niesie robotyzacja w księgowości?
Robotyzacja w księgowości – na co należy zwrócić uwagę na samym początku?
Robotyzacja w księgowości z AUTOMADE – w czym możemy Ci pomóc?

Niezliczona liczba faktur, wystawianie, księgowanie, praca z wyciągami bankowymi, weryfikacja płatności. To codzienność, z którą muszą się zmagać pracownicy działu księgowości.  Goniące terminy, przygotowanie deklaracji, zamykanie miesiąca.  Powtarzalna praca na ogromnej liczbie dokumentów. Procesy księgowe wymagają pracy ludzkiej w wielu systemach. Z pomocą może przyjść automatyzacja procesów w księgowości z wykorzystaniem robotów  softwarowych AUTOMADE.

Księgowość – procesy, z którymi zmagają się pracownicy

W firmach dział księgowości organizuje i prowadzi księgi rachunkowe oraz przygotowuje sprawozdanie finansowe. To on także realizuje politykę rachunkowości zgodną z aktualnymi przepisami, czuwa na straży i odpowiada, aby zarówno od strony prowadzenia ksiąg jak i terminowości realizowanych przepływów finansowych wszystko odbywało się zgodnie z planem i harmonogramem. Dotrzymywanie terminów, dbałość o prawidłowość danych, a także konieczność wykonywania bieżących analiz finansowych, to tylko część z czasochłonnych procesów, które mogą zostać zautomatyzowane i usprawnione z wykorzystaniem technologii RPA/RDA.

Jak automatyzacja księgowości wspomaga firmę?

Całość zadań działu księgowości to bardzo duża liczba operacji, która zajmuje mnóstwo czasu. Dlatego tak ważnym elementem jest dokładność i precyzja w ich wykonywaniu. W tym właśnie pomóc mogą roboty softwarowe AUTOMADE. Poniżej przedstawiamy 5 przykładów, gdzie zamiast człowieka pracę w działach księgowych mogą wykonać roboty.

1. Faktury sprzedażowe i zakupowe

Odpowiednia klasyfikacja i księgowanie faktur to podstawowe zadanie działu księgowości. W tych zadaniach pomocne będą roboty AUTOMADE oparte na technologii RPA/RDA, które mogą pobierać dane z faktur i zamiast człowieka wprowadzać je do systemu księgowego. Dodatkowo na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów roboty są w stanie wystawić faktury uzupełniając wszystkie niezbędne dane. Dzięki temu czasochłonny proces, który wymagał manualnej pracy teraz z wykorzystaniem robotów AUTOMADE może być realizowany szybko, bezbłędnie i znacznie taniej.

2. Wyciągi bankowe

Ewidencją transakcji bankowych są wyciągi bankowe, obecnie używane głównie w formie elektronicznej. Zawierają one takie informacje jak dane identyfikacyjne właściciela konta oraz dane dotyczące transakcji realizowanych za jego pośrednictwem, które są podstawą do księgowania. Robot może współuczestniczyć w procesie i  przekazać pracownikowi działu księgowości informację o niezaksięgowanych pozycjach. Dodatkowo robot sparuje ze sobą odpowiednie płatności i faktury. Dzięki temu pracownik nie musi wyszukiwać tych informacji ręcznie. Cały proces jest realizowany zdecydowanie szybciej, co z całą pewnością przekłada się na lepszą współpracę międzydziałową w firmie.

3. Porównywanie płatności

Podobnie do procesów przy wyciągach bankowych robot może porównywać płatności z napływającymi fakturami. Robi to automatycznie i pokazuje wszystko, co zawierają poszczególne rozliczenia. Wychwytuje powstałe różnice w związku z deklarowanymi płatnościami a ich brakiem lub niewpłaceniem całości. Osoba obsługująca robota otrzymuje informację o opłaconych fakturach oraz o tych, które nie zostały opłacone. Ma wtedy pewność, że nie został popełniony błąd, przez co któraś z faktur została niepoprawnie sparowana.

4. Windykacja

Windykacja to proces dochodzenia własności za pomocą środków określonych w przepisach prawnych.   W praktyce polega ona na windykacji polubownej, czyli wysyłaniu do dłużników firmy pism, w których nakłania się go do spłacenia powstałego zadłużenia. Cały proces zajmuje mnóstwo czasu ze względu na to, że w wielu przypadkach jedno pismo do dłużnika nie wystarcza. Robot AUTOMADE może pomóc pracownikom w procesach windykacyjnych. Nadzorując nieustannie  dokonywane płatności może przesyłać do klientów przypomnienie, upomnienia, ponaglenia i  wezwania do zapłaty.  Robot jest w stanie także  na bieżąco przekazywać sprawy do firmy windykacyjnej lub do wewnętrznego działu windykacji. Automatyzacja procesów windykacyjnych ma na celu  nie tylko generowanie oszczędności i przyspieszanie procesów, ale poprawę skuteczności samej windykacji.

5. Biała lista

Biała lista podatników zapewnia wyższy stopień bezpieczeństwa prowadzonych transakcji. Pozwala potwierdzić z należytą starannością status kontrahenta, który powinien spełniać niezbędne warunki do zawarcia transakcji. Jest ona niezbędna i konieczna do weryfikacji dla każdej płatności powyżej 15 tysięcy złotych, która dotyczy zakupu towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Zawiera ona takie informacje jak np. potwierdzenie czy kontrahent jest podatnikiem VAT. Ponadto określenie przyczyny zarejestrowania lub wykreślenia go z listy. Dodatkowo potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na który powinna zostać uiszczona opłata dla kontrahenta. Listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie informacje na niej zawarte pobierane są z dostępnych rejestrów publicznych. Niesprawdzenie białej listy i zapłacenie na inne konto niewykazane na białej liście skutkuje poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Weryfikacja danych kontrahentów, którzy są zawarci na białej liście to typowe zadanie powtarzalne niewymagające skomplikowanej procedury. Dzięki temu nadaje się ono idealnie do automatyzacji narzędziami RPA.

Powyższe zadania są tylko przykładami procesów realizowanych dzisiaj w działach księgowości i finansów, w których doskonałe zastosowanie znajdują roboty.  Automatyzacja procesów w zespołach biznesowych staje się faktem na naszych oczach. Przyjrzyj się operacjom w zespole księgowym i finansowym i zweryfikuj, które z nich zautomatyzować. Ponadto, które warto zautomatyzować, aby zdobyć przewagę konkurencyjną, a do automatyzacji których należy się jeszcze przygotować. Napisz do nas i odblokuj potencjał automatyzacji w twoich operacjach księgowych dzięki robotom AUTOMADE.

Jakie zalety niesie robotyzacja w księgowości?

Robotyzacja w księgowości to doskonałe rozwiązanie spełniające oczekiwania zarówno małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstw. Jest niezawodnym wyborem w przypadku firm, które każdego dnia przeprowadzają wiele operacji finansowych i pragną stale monitorować stan przychodów i rozchodów. Automatyzacja księgowości pozwala zapewnić:

• dokładność będącą czynnikiem minimalizującym ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego i gwarantującą, że dokumentacja finansowa jest zawsze aktualna,
• wydajność wynikająca stąd, że automatyzacja rutynowych zadań powala oddelegować pracowników do bardziej złożonych i wymagających uwagi zadań,
• aktualność, która dzięki zautomatyzowanym systemom pozwala uzyskiwać dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym, co
• umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji i szybko reagować na zmiany rynkowe,
• oszczędność kosztów – automatyzacja procesów księgowych może zaoszczędzić czas i pieniądze firmy, ponieważ minimalizuje jej zależność od procesów manualnych,
• większą efektywność, co jest wynikiem dostępu do danych finansowych w czasie rzeczywistym i możliwości podejmowania strategicznych decyzji świadomie, w taki sposób, by ostatecznie prowadziły one do poprawy wyników finansowych,
• terminowość: zautomatyzowane systemy mogą wspomóc księgowość w terminowym i zgodnym z odpowiednimi przepisami i wymaganiami dotyczącymi sprawozdawczości zdawaniu raportów i rozliczeń.

Robotyzacja w księgowości – na co należy zwrócić uwagę na samym początku?

Robotyzacja w księgowości, choć bez wątpienia jest bardzo atrakcyjną propozycją, wymaga profesjonalnej konfiguracji i pełnej kompatybilności z systemami, które działają w obrębie wybranego przedsiębiorstwa. W zależności od jego indywidualnych potrzeb skonfigurowana może zostać technologia RPA (działająca we współpracy z serwerami) lub zastosowane mogą zostać roboty RDA przeznaczone do automatyzacji pojedynczych stanowisk pracowniczych i komputerów służbowych. Jakie są pomiędzy nimi różnice? Roboty RPA nie wymagają koordynacji i nadzoru swojej pracy. Roboty wspomagają przedsiębiorstwo nawet wtedy, gdy wszystkie komputery nie pracują i w biurze nie ma żywej duszy.

Nieco inaczej jest z robotami RDA, które instalowane są na pojedynczych stanowiskach pracowniczych i wspomagają ich użytkowników w codziennej pracy. W przeciwieństwie do technologii RPA, roboty RDA wykorzystywane do automatyzacji księgowości, wymagają nadzoru i koordynacji ze strony użytkownika. Ma on możliwość nagrania makr, czyli wzoru, według którego postępuje oprogramowanie w celu wykonania poszczególnych czynności. Decydując się na rozwiązanie, jakim jest automatyzacja księgowości, trzeba mieć na uwadze konieczność dopasowania rozwiązania do zadań, za których realizację będzie ono odpowiedzialne. Z pewnością możemy Ci w tym zakresie pomóc. Przeprowadzenie specjalnego audytu pozwoli nam dopasować rozwiązania do Twoich indywidualnych potrzeb. Uwzględniamy przy tym systemy, z których z powodzeniem korzysta już Twoje przedsiębiorstwo.

Robotyzacja w księgowości z AUTOMADE – w czym możemy Ci pomóc?

Automatyzacja procesów biznesowych i robotyzacja w księgowości to nasza specjalność. Posiadamy doświadczenie i kompetencje we wdrażaniu rozwiązań mających zwiększyć efektywność i pozwalających na wydajniejsze monitorowanie pracy firm i przedsiębiorstw z różnych sektorów gospodarki. W jaki sposób możemy Ci pomóc? Poza dostarczeniem specjalistycznego oprogramowania zaproponować możemy audyt i wycenę. Dzięki temu dowiesz się, w jaki sposób robotyzacja w księgowości może usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa, a także jaki może być koszt tego przedsięwzięcia. Pełen profesjonalizm, a także niezawodność i wydajność oferowanych przez nas rozwiązań wraz z dokładnością, których są gwarancją. To są czynniki powodujące, że automatyzacja księgowości z AUTOMADE to proces zapewniający większą efektywność firmy, a także wzrost jej potencjału. Przetestuj nasze narzędzia za darmo lub skontaktuj się z nami w celu uzyskania większej ilości informacji – serdecznie zapraszamy!