Jak wybrać odpowiednie narzędzie do robotyzacji procesów biznesowych?

Wielu managerów, odpowiedzialnych za przeprowadzenie transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie, stoi przed dylematem. Jak wskazać najlepsze narzędzie do automatyzacji w swojej firmie? Rynek pełen jest rozwiązań RPA (Robotic Process Automation) i RDA (Robotic Desktop Automation). Na co należy zwrócić szczególną uwagę wybierając narzędzie do robotyzacji?

Czym są roboty softwarowe?

Oprogramowanie software’owe (software robot) to nic innego niż aplikacja informatyczna klasy RPA lub RDA. Robot to narzędzie, które imituje działanie człowieka w środowisku informatycznym. Robot „klika” po graficznych interfejsach użytkownika (GUI) oraz potrafi:

• czytać i przepisywać dane,
• wykonywać złożone obliczenia,
• podejmować decyzje w zależności od założonych warunków.

W odróżnieniu od człowieka aplikacja robotyczna wykonuje powtarzalne i monotonne zadania dużo szybciej, co obniża ilość roboczogodzin. Dodatkowo zadania zostają wykonane bezbłędnie, ponieważ zostaje wyeliminowany błąd ludzki, co powoduje podniesienie jakości dostarczanych operacji.
Robot nie zachoruje i nie pojedzie na wakacyjny urlop, a przy zwiększonych wolumenach danych wystarczy skopiować naszego cyfrowego pracownika. To idealne narzędzie do robotyzacji i automatyzacji procesów.

Technologia

W jaki jednak sposób można sprawdzić, gdzie tkwi przewaga danego narzędzie nad innym? Aspektem, na który na pewno należy zwrócić uwagę, jest sposób identyfikacji elementów, w które robot ma „klikać”. Do popularnych zalicza się integracja z WinAutomation (dla aplikacji desktopowych), obsługa XPath (dla web), czy uniwersalne rozpoznawanie obrazu. Są to technologie wykorzystywane przez większość narzędzi RPA, jednak sposób ich użycia różni się znacząco pomiędzy dostawcami usług robotycznych. Elementy, które warto sprawdzić:

• Czy narzędzie pozwala łączyć wiele technologii do identyfikacji elementu aplikacji, stosując np. alternatywne metody wyboru dla konkretnego przycisku, czy pola?
• Jak duża jest elastyczność w powyższych konfiguracjach: czy można stosować dynamiczne fragmenty ścieżek (zmienne czy wildcards)?
• W przypadku technologii rozpoznawania obrazu, czy jest to najprostsza implementacja, szukająca dokładnego dopasowania pikseli, jeden do jednego, czy może zastosowano zaawansowane algorytmy, uodparniające rozwiązanie na zmianę rozdzielczości czy schematu kolorów?
• Czy możliwe są do skonfigurowania złożone, wielopoziomowe warunki i pętle?
• Jakie rozwiązania są dostępne w kontekście obsługi błędów czy wyjątków?

Duża różnorodność dostępnych akcji i technologii gwarantuje, że robot poradzi sobie nawet z najbardziej trudnymi do obsługi aplikacjami.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na listę zrealizowanych przy użyciu narzędzia wdrożeń, a w szczególności, jakie systemy udało się obsłużyć przy jego pomocy. Najpopularniejszymi, wykorzystywanymi powszechnie są:

• Arkusze Excel
• Pliki PDF
• Aplikacje desktop, np. systemy księgowe czy ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics)
• Popularne aplikacje webowe i portale WWW
• Systemy dostępne przez pulpit zdalny (np. Citrix)

Narzędzia RPA do zarządzania danymi i organizacji pracy

Narzędzia RPA wykorzystywane są do organizacji zasobów i danych przedsiębiorstw działających w różnych sektorach gospodarki. Pozwalają one na zarządzanie zawartością komputerów i przeprowadzanie na nich operacji nawet podczas nieobecności pracowników w firmie. Ważnym aspektem jest to, że narzędzia RPA są w pełni zautomatyzowane i rozpoczynają pracę pod wpływem określonego, zaprogramowanego impulsu. Uruchomienie może zostać zaprogramowane warunkowo, w związku z czym narzędzia RPA mogą rozpocząć działanie o określonej porze nawet w przypadku nieobecności nadzorującej je osoby. Jest to zasługą tego, że narzędzia RPA implementowane są w obrębie serwerów, a nie, jak roboty RDA, bezpośrednio na urządzeniach desktopowych.

Narzędzie do robotyzacji i automatyzacji – RPA i RDA

Narzędzia do robotyzacji i automatyzacji przedsiębiorstw wdrażane mogą być na poziomie urządzeń desktopowych lub serwerów. W zależności od metody ich wdrożenia niektóre narzędzia do automatyzacji biznesu pozwalają na pracę robotów bez nadzoru pracownika (to właśnie one znane są pod nazwą narzędzi RPA). Alternatywą dla nich są natomiast roboty RDA wykorzystywane do obsługi urządzeń takich jak laptopy czy też komputery stacjonarne. Stosowanie robotów RDA, w przeciwieństwie do technologii RPA implementowanej na serwer, służy do automatyzacji działań wykonywanych na pojedynczym stanowisku pracy. W trakcie działania robot odzwierciedla czynności wcześniej manualnie wykonywane przez człowieka za pomocą myszki i klawiatury. Procesy są uruchamiane przez użytkownika stacji roboczej, przy czym robot może w razie potrzeby przekazać kontrolę osobie obsługującej daną stację roboczą, aby mogła ona podjąć decyzję wymagającą inteligencji. Pozwala to zachować płynność pracy przy jednoczesnym, maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów.

Optymalne warunki pracy i wydajność, jaką zapewniają narzędzia do automatyzacji sprawiają, że czasochłonne i monotonne zadania mogą zostać zrealizowane przy mniejszym nakładzie pracy, gwarantując jednocześnie bezbłędność danych i przeprowadzanych operacji. W zależności od zadań, które mają być realizowane, warto jest wybrać rozwiązania najlepiej dostosowane do potrzeb użytkowników. Technologia RPA powinna być przede wszystkim łatwa w użyciu i przystępna cenowo. Jej dostawca powinien oferować wsparcie techniczne, które może być przydatne na etapie wdrożenia oraz utrzymania technologii.

Łatwość użycia

Dostawcy platform prześcigają się we wdrażaniu nowych funkcjonalności i technologii, jednak równie ważnym, jeśli nie najważniejszym aspektem jest to, jak łatwo można je wykorzystać automatyzując proces. Waga tego kryterium jest w dużej mierze uzależniona od przyjętej w organizacji strategii rozwoju robotyzacji. Czy chcemy bazować tylko na zewnętrznych ekspertach, czy może w dłuższej perspektywie planujemy zbudować kompetencje wewnątrz firmy. Jeśli w danej organizacji dominującym podejściem jest drugie z wymienionych, łatwość użycia narzędzia staje się bardzo ważną kwestią. Pytania, na które warto sobie odpowiedzieć to m.in.:

• Czy narzędzie do robotyzacji oferuje alternatywne w stosunku do manualnego sposoby budowania procesu, udostępniając np. nagrywarkę działającą w wielu środowiskach jednocześnie (desktop, web)?
• Jak łatwo skonfigurować warunki logiczne i pętle – czy poradzi sobie z tym np. pracownik zespołu biznesowego bez podłoża programistycznego?
• Czy sposób prezentacji zapamiętanego „kodu” jest czytelny i łatwy w odbiorze?
• Czy interfejs narzędzia jest przyjazny użytkownikowi, zarówno od strony estetycznej, jak i dostępności najważniejszych funkcji?

Koszty

Aspektem, którego na pewno nie można zignorować, są koszty związane z wdrożeniem platformy do robotyzacji. Na finalny koszt składa się dużo więcej, niż jedynie cena narzędzia:

• Cena centralnej aplikacji do zarządzania robotami
• Ceny jednostkowe poszczególnych typów licencji
• Dostępność licencji równoległych (concurrent), ograniczającej maksymalną liczbę w danym momencie zalogowanych użytkowników, bez limitu maksymalnej liczby zarejestrowanych
• Koszt zatrudnienia ekspertów wyspecjalizowanych w danym narzędziu
• Koszty szkoleń, wsparcia, mentoringu
• Sposób podejścia do licencjonowania: oprócz standardowych, powszechnie stosowanych licencji na aplikację, występują również modele alternatywne oparte np. o liczenie wykonanych przez robota kroków

Dostępność wsparcia

Dokonując wyboru platformy, kuszącym i pozornie oczywistym rozwiązaniem może wydawać się wybór rozpoznawalnego narzędzia, funkcjonującego na rynku od wielu lat. Ma to oczywiście swoje dobre strony, warto jednak przyjrzeć się zaletom alternatywnych opcji. Na co zwrócić uwagę:

• Duże organizacje stojące za popularnymi narzędziami często charakteryzuje pewna bezwładność we wprowadzaniu zmian. Mniejsze firmy są bardziej skłonne do implementacji funkcjonalności specyficznych dla poszczególnych Klientów.
• Istotna jest również lokalizacja dostawcy. Można oczekiwać, że firma posiadającą swoją siedzibę lub oddział w Polsce, czy nawet w tym samym mieście, będzie bardziej obeznana z charakterystyką rynku. Przede wszystkim jednak kontakt i wsparcie są łatwiejsze do zrealizowania.

Narzędzie do robotyzacji – technologia RPA

Lista kryteriów, które finalnie trzeba rozważyć przed podjęciem decyzji, może być dłuższa niż powyżej wymienione i różnić się w zależności od potrzeb organizacji. Jednak to właśnie omówione tutaj są najbardziej uniwersalne i występujące w większości firm. Technologia RPA to rozwiązanie cieszące się coraz większą popularnością oraz pozwalające na efektywne wykorzystywanie zasobów firmowych i bezpieczne przetwarzanie danych. Dzięki szerokiej dostępności aplikacji oraz możliwości ich integracji z systemami działającymi w obrębie firmy, technologia RPA to wydajne rozwiązanie spełniające potrzeby i oczekiwania zarówno dużych przedsiębiorstw i korporacji, jak również indywidualnych użytkowników. Technologia RPA to jedno z najbardziej innowacyjnych podejść. Pozwala na efektywne zarządzanie bazami danych, ich rzetelne opracowania, a także migrację danych pomiędzy poszczególnymi systemami.

Jako specjaliści z zakresu automatyzacji biznesu oferujemy roboty RPA i roboty RDA dedykowane przedsiębiorcom szukającym sposobu na zwiększenie efektywności i lepszą organizację pracy firmy w obszarach takich jak: księgowość, kadry, logistyka, a także sprzedaż i marketing. Chcesz dowiedzieć się, jak technologia RPA może wspomóc Cię w osiągnięciu zupełnie nowych celów sprzedażowo-biznesowych? Zachęcamy do kontaktu lub bezpłatnego wypróbowania naszych rozwiązań!