Robotyzacja w HR to temat, który wymaga wiedzy i specjalistycznych kompetencji. W ramach ułatwienia sobie i całemu zespołowi pracy warto postawić na sprawdzone rozwiązania, jakie daje robotyzacja w HR. W poniższym artykule przedstawimy 5 zagadnień, w których robot AUTOMADE może pomóc w wykonywaniu codziennych obowiązków w dziale Human Resources.
Automatyzacja polega na całkowitym bądź częściowym przekazaniu procesów robotom (algorytmom), tak aby z działań wyeliminować lub zminimalizować konieczność udziału człowieka. W efekcie taki proces może zostać przyspieszony, dodatkowo łatwo jest go skalować. Do automatyzacji świetnie nadają się czynności powtarzalne ze znaną liczbą wyjątków. Do tego typu procesów zakwalifikować można zautomatyzowanie komunikacji, przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami bądź systemami, generowanie raportów na bazie zapisanych danych, bądź tworzenie odpowiednio spersonalizowanych wniosków i zaświadczeń. Tego typu procesy wykazują duży potencjał na ich skuteczne zautomatyzowanie bądź zrobotyzowanie.
Procesy związane z Human Resources na pierwszy rzut oka nie wydają się czymś, co można zautomatyzować. Każdy kandydat w rekrutacji jest inny i do każdego trzeba podchodzić indywidualnie niezależnie od danego etapu rekrutacji. Mimo to wciąż mamy tutaj do czynienia z procesami, które są realizowane w sposób ciągły i powtarzalny. Dzięki wykorzystaniu robotów mogą ulec znacznemu skróceniu, co pozwoli nie tylko przyśpieszyć sam proces rekrutacji, ale także poprawić jego jakość. Oto 5 przykładów do zautomatyzowania.
Robotyzacja w HR – przykłady
1. Komunikacja z kandydatami
Wielu rekruterów używa narzędzi do automatyzacji korespondencji, umożliwiających zautomatyzowanie odpowiedzi na wiadomości w kolejnych etapach procesu rekrutacyjnego. Coraz częściej robotyzacja wkracza także do etapu pierwszego kontaktu. Roboty są w stanie odpowiadać na pytania kandydatów czy przekierowywać ich do odpowiednich miejsc takich jak strona www, czy profile społecznościowe firmy poszukującej pracownika. Roboty mogą wysyłać automatyczne maile do kandydatów na dalszych etapach procesu rekrutacji. Są one także doskonałym narzędziem do wysyłki maila zarówno z podziękowaniem za udział w procesie rekrutacyjnym, jak i z informacją do kandydata o przejściu do następnego etapu, z zaproszeniem na spotkania, jak i gratulując owocnego zakończenia procesu rekrutacji.
Szybkie i kompleksowe wdrożenie w świat RPA
Przeanalizujemy Twoje procesy, zaprojektujemy automatyzację i przeszkolimy Twój zespół – od kilku minut do kilku dni w zależności od procesu.
2. Wyszukiwanie kandydatów
To oczywiście najważniejsze zadanie rekruterów, które zabiera im najwięcej czasu. Zazwyczaj przy procesie rekrutacji korzysta się z wielu różnych baz i portali, przez co proces wyławiania kandydatów jest mocno rozproszony. Wykorzystanie robotów pozwala na automatyzację wielu czynności. Umożliwia łatwe filtrowanie baz i w efekcie pozwala na szybsze dotarcie do ściśle określonych kandydatów. Roboty AUTOMADE mogą np. pomóc przy agregacji danych z wielu baz, tworzeniu zestawień i porównywaniu kandydatów umożliwiające przyspieszenie procesu i pozwalając rekruterowi działać na większej bazie potencjalnych kandydatów.
3. Selekcja
Robotyzacja w HR coraz śmielej wykorzystywana jest również do zadań, które wydawały się do tej pory zarezerwowane wyłącznie dla człowieka. Robot jest w stanie porównywać ze sobą kandydatów pod kątem ich umiejętności. Pozwoli to na podjęcie szybszej i dokładniejszej decyzji na etapie selekcji.
4. Boarding
Etap onboardingu wybranego pracownika wiąże się z obiegiem wielu różnych dokumentów. Z dostarczaniem ich do poszczególnych działów w firmie, pociąga za sobą szereg czynności administracyjnych, które ze swojej natury są powtarzalne i monotonne dla osoby, która je wykonuje. Automatyzacja pozwala usprawnić także ten etap. Dzięki niej nie trzeba kopiować co chwilę różnych danych do różnych dokumentów, gdzie za każdym razem może wkraść się błąd. Robotyzacja w HR z AUTOMADE pozwoli na wygenerowanie dokumentów z danymi np. do wydania sprzętu do działu IT lub Helpdesku, przekazanie dokumentów kadrowych do działu kadr czy informacji do pracownika o jego pierwszym dniu w biurze. Roboty sprawdzą się także przy procedurze offboardingu w przypadku, gdy pracownik kończy współpracę z daną firmą.
5. Informacje do pracowników
W przypadku braku zintegrowanego systemu HR w firmie to z reguły menadżerowie zespołów zmuszeni są manualnie dostarczać swoim podwładnym podstawowe informacje. Realizują te zadania w porozumieniu z działem HR. I tak zdarza się, że przełożony nie pamięta o takich informacjach jak koniec okresu próbnego pracownika lub koniec umowy na czas określony. Pracownicy za to nie pamiętają, ile mają dni urlopowych i w jakim okresie muszą je wykorzystać. Dział HR jest zmuszony wykonywać ciągle te same operacje i podsyłać pracownikom i przełożonym bieżące zestawienia. Dzięki robotom AUTOMADE poszczególne raporty z takimi informacjami będą wychodziły do pracowników automatycznie. Trafią do właściwych osób, co pozwoli na poprawę stanu wiedzy zarówno menadżerów, jak i ich podwładnych. Zakończy to też pytania o liczbę dni urlopowych i skąd one wynikają. Robot jest w stanie samodzielnie wygenerować raport zawierający wszystkie niezbędne informacje i wysyłać je do wskazanych mu osób.
Mając na uwadze, że procesy HR-owe charakteryzują się precyzyjnie zdefiniowaną i powtarzalną strukturą oraz skończoną liczbą wyjątków, nasuwają się one jako idealne do zautomatyzowania bądź zrobotyzowania. Wdrożenie narzędzi do automatyzacji w dziale HR wykazuje ogromny potencjał generowania sporych oszczędności. Do tego przyspieszenia prac działu HR, odciążenie jego pracowników. Jest w stanie też wpłynąć na ogólny wzrost sprawności procesów w przedsiębiorstwie. Pracownikom z kolei przyniesie wzrost satysfakcji i da możliwość skupienia się na ważnych celach zamiast zadaniach administracyjnych.
Jeśli chcesz zobaczyć na żywo, jak robot AUTOMADE realizuje automatyzację, skontaktuj się z nami i umów DEMO robota. Robotyzacja w HR na Ciebie czeka.