Automade > O automatyzacji  > Automatyzacja procesów biznesowych w służbie oszczędności czasu i pieniędzy

Automatyzacja procesów biznesowych w służbie oszczędności czasu i pieniędzy

Zasadniczym celem rozwoju nowych technologii jest uproszczenie działań człowieka w różnych dziedzinach życia. Czasami technologie służą zwiększeniu komfortu, innym razem minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu lub po prostu generuje oszczędności czasu i zwiększa rentowność procesu. Automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie technologii w celu optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa. Robotyzacja pozwala osiągać szereg korzyści. Jako przedsiębiorca nastawiony na stały rozwój swojej firmy, powinieneś zagłębić się w tematykę transformacji cyfrowej, aby zrozumieć jak możesz wykorzystać automatyzację procesów i możliwości, które ona daje.

 

Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?

Definicja automatyzacji procesów określa to działanie jako przekazanie części lub całości procesów realizowanych w przedsiębiorstwie z rąk pracowników, systemom informatycznym. Celem przedsięwzięcia jest optymalizacja działania przedsiębiorstwa, m.in. poprzez przyspieszenie procesów, minimalizację błędów i ograniczenie kosztów operacyjnych. Choć transformacja cyfrowa jest dziś oczywistością w niemal wszystkich branżach, przyjmuje ona bardzo zróżnicowane formy. 

Biorąc pod uwagę fakt, że w zasadzie cała działalność przedsiębiorstwa polega na realizacji mniej lub bardziej skomplikowanych procesów wdrożenie robotyzacji pozwala na zefektywizowanie funkcjonowania firmy. 

 

Jak przebiega automatyzacja procesów w firmie?

Wprowadzenie określonych rozwiązań technologicznych w zakresie robotyzacji działań przedsiębiorstwa powinno zostać poprzedzone analizą potrzeb, w ramach której warto zinwentaryzować istniejące procesy, zidentyfikować miary ich skuteczności, zweryfikować wydajność realizowanych operacji. Każda z takich analiz jest także okazją do optymalizacji istniejących procesów. W ramach tak prowadzonej analizy procesów trzeba zastanowić się nad tym, które z nich:

  • mają potencjał na robotyzację
  • są najszybsze do zrobotyzowania,   
  • przyniosą największy zwrot z inwestycji

Jeśli mamy już wybrane procesy, znamy ich szczegółowy przebieg (zidentyfikowaliśmy czynności, zadania które manualnie wykonuje człowiek) jesteśmy uzbrojeni w wiedzę, która będzie podstawą do stworzenia algorytmu dla robota. Algorytm (Makro) posłuży robotowi jako przepis, sparametryzowany zestaw określonych czynności, które robot powinien wykonać, aby zastąpić w tym procesie człowieka. Bowiem głównym zadaniem robota jest realizacja czynności wykonywanych wcześniej przez człowieka. Wykorzystując Robota STUDIO możliwe jest nagrania zestawu czynności, które są wykonywane przez człowieka w postaci Makro – algorytmu, sekwencji działań, która będzie odtwarzana przez Robota Desktop lub Robota Serwer. Czym różnią się wymienione roboty i od czego zależy wybór danego systemu? O tym w dalszej części artykułu.

 

Robot Desktop i Robot Serwer – czyli automatyzacja RDA i RPA

Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych może się odbywać na różnych poziomach – komputera osobistego i serwerów. Na tej podstawie wyróżnia się:

  • RDA – Robotic Desktop Automation
  • RPA – Robotic Process Automation

RDA to automatyzacja pojedynczego stanowiska pracy, poprzez zastosowanie Robota Desktop instalowanego na komputerze użytkownika w środowisku Windows. Robot wykorzystując pulpit komputera osobistego realizuje skomplikowane działania na bazie stworzonych algorytmów. Taki robot określany jest jako Attended RPA, ze względu na potrzebę sprawowania przez człowieka nadzoru nad procesami.

Natomiast RPA to automatyzacja procesów na poziomie pracy serwerów. Umożliwia realizację automatyzacji pracy bez konieczności wykorzystania pulpitu użytkownika. W efekcie  Robot Serwer nie wymaga bezpośredniego nadzoru człowieka w czasie realizowanych czynności (Unattended RPA). Praca może być zlecana robotowi np. w godzinach nocnych lub realizowana w przypadku zaistnienia jakiegoś określonego zdarzenia “wyzwalacza”, które to będzie inicjatorem pracy robota. 

 

Optymalizacja procesów – cele pośrednie i bezpośrednie

Nadrzędnym celem transformacji cyfrowej jest ułatwienie skalowania biznesu. Warto w tym miejscu wyjaśnić, czym jest skalowanie biznesu. Według popularnych definicji jest to rozwój działalności przedsiębiorstwa, przede wszystkim w postaci zwiększania zysków, bez zwiększania stałych kosztów operacyjnych. Innymi słowy skalowanie biznesu ma na celu realizację pełnego potencjału Twojego przedsiębiorstwa. Wytłumaczmy tę kwestię na przykładzie:

Załóżmy, że prowadzisz odnoszący sukcesy sklep internetowy. Zatrudniasz kilkudziesięciu pracowników, pracujących na pełnych obrotach. Twoje biuro nie pomieści już więcej osób. Natomiast ceny produktów w Twoim sklepie osiągnęły maksymalne ceny rynkowe. Pozornie w takiej sytuacji dalszy rozwój działalności bez zwiększenia nakładów finansowych wydaje się niemożliwe. Możliwe jednak, że nie wykorzystujesz w pełni potencjału, którym dysponujesz. W takiej sytuacji skalowanie biznesu, poprzez automatyzację procesów, może znacząco zwiększyć zyski, przy jednoczesnej oszczędności środków. Wszystko za sprawą zwiększenia efektywności działań pracowników, poprzez przekazanie co najmniej części obowiązków robotom informatycznym. Robotyzacja prowadzi do osiągnięcia celu bezpośredniego, jakim jest zwiększenie zysków, poprzez realizację celów pośrednich, takich jak:

  • przyspieszenie realizacji procesów,
  • eliminacja pomyłek, poprawa precyzji
  • ograniczenie kosztów operacyjnych
  • zwiększenie wydajności
  • przyspieszenie integracji pomiędzy systemami
  • zapewnienie bezpieczeństwa

 

Bilans zysków i strat

Korzyści wynikające z przeprowadzenia automatyzacji procesów bardzo szybko wynagradzają wszelki wysiłek oraz nakłady inwestycyjne. Nawet kilkukrotne przyspieszenie procesów bez konieczności ich nadzorowania może skutkować nawet kilkudziesięcioprocentowym zwiększeniem zysków. Projekty robotyzacji szczególnie z wykorzystaniem demokratycznego podejście do robotyzacji charakteryzują się wysoką stopą zwrotu. Dzięki robotyzacji organizacja może osiągnąć liczne korzyści takie jak: 

  • realizacja procesów o dowolnych godzinach, w tym również w nocy, bez  udziału pracownika, który nie musi nawet uruchamiać urządzenia,
  • robotyzacja nawet najbardziej skomplikowanych procesów, zawierających wiele wyjątków od schematu,
  • integracja zarówno nowszych, jak i starszych, mniej zaawansowanych technologicznie systemów informatycznych.