Automade > O automatyzacji  > Jakie zadania można zautomatyzować?

Jakie zadania można zautomatyzować?

Nowoczesne przedsiębiorstwa starają się cały czas podnosić swoją wydajność. Mało z nich jednak wie o tym jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja. Nadal jest to temat stosunkowo nowy. Dzisiaj odpowiemy na pytanie jakie zadania można, a które wręcz trzeba automatyzować.

Automatyzacja to zastąpienie pracy umysłowej i fizycznej człowieka przez maszyny lub roboty, tak aby człowiek nie musiał manualnie odtwarzać tych czynności. Jest to przeniesienie procesów do systemu informatycznego, który na podstawie wprowadzonych danych i zdefiniowanych algorytmów, wykonuje powierzone mu zadania. Warto podkreślić, że często automatyzacja nie oznacza wcale całkowitej rezygnacji z pracy człowieka. W przypadku wykorzystywania RDA (Robotic Desktop Automation) to pracownik nadal czuwa nad ich prawidłową realizacją i przebiegiem procesów.

 

Zalety stosowania robotów w firmie

Zastosowania robotów w życiu firmy są dziś bardzo różnorodne. Od wykonywania prostych prac biurowych po skomplikowane obliczenia i przygotowywanie zestawień finansowych.  Szczególnie łatwe jest zastosowanie automatyzacji w działach związanych z powtarzalnymi działaniami. Są to takie działy jak:

  • logistyka
  • spedycja
  • marketing
  • finanse i controlling
  • księgowości
  • hr

Jeśli w swojej pracy masz do czynienia z zadaniami związanymi z powtarzalnymi procesami zapoznaj się z naszą ofertą klikając tutaj.

Zautomatyzowanie procesów biznesowych niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców i pracowników. Warto wymienić te najpowszechniejsze, na które może liczyć w zasadzie każdy, kto zdecyduje się zautomatyzować procesy biznesowe w swojej firmie. Oto one:

  • Oszczędność czasu – powierzenie niektórych zadań robotom sprawia, że pracownicy są odciążeni czasowo i mogą skupić swoją uwagę na innych obowiązkach.
  • Większa wydajność i produktywność pracy – brak powtarzalnych zadań podnosi morale pracowników. Nabierają oni chęci, aby angażować się w kolejne projekty.
  • Oszczędność pieniędzy – oszczędność czasu pracowników oraz zwiększenie ich wydajności bezpośrednio przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych za czym idzie możliwość wygenerowania większych zysków.
  • Eliminacja ryzyka popełnienia błędu – przy rutynowych pracach, wykonywanych przez pracowników, wzrasta ryzyko pomyłki. Często może ona nawet nie zostać zauważona od razu. Tym samym doprowadza to do kolejnych błędów, przy realizacji dalszych procesów z wykorzystaniem błędnych danych. W najgorszej sytuacji błąd odkrywany jest dopiero na końcu procesu. Robotyzacja pozwala wyeliminować takie sytuacje.
  • Zwiększenie prestiżu firmy przedsiębiorstwa korzystające z nowoczesnych, innowacyjnych rozwiązań, są lepiej postrzegane przez kontrahentów. Korzyść ta jest najistotniejsza w przypadku firm usługowych i sprzedażowych, w których klient ma bezpośredni kontakt z robotami wykorzystywanymi przez dane przedsiębiorstwo.

 

Czy każdy proces można zautomatyzować?

Automatyzacja to szereg korzyści dla pracownika i dla firmy. Najlepiej sprawdza się wtedy, gdy nie zastępuje ludzi, lecz pozwala im skoncentrować się na ważniejszych sprawach. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie procesy mogą zostać zautomatyzowane. Roboty ułatwią nam pracę, skrócą czas naszych działań, odciążą od powtarzalnych czynności. Ale nie odpowiedzą za nas na maile, nie będą za nas na spotkaniu online. Robot może przygotować fakturę, wpisać jej wartość w odpowiednią rubrykę, a następnie wysłać dokument do klienta. Jednocześnie nie rozwiąże nam  sytuacji konfliktowej, w której klient ma wątpliwości względem kwoty na fakturze lub zmieniły się dane firmy, o czym robot nie wiedział, ponieważ nie zostały one do niego wprowadzone. Potencjał robotów najlepiej wykorzystamy tylko wtedy jeśli automatyzacja zostanie odpowiednio zaplanowana.

 

Jakie zadania warto zautomatyzować?

W zależności od branży i specyfiki firmy, procesy warte zautomatyzowania będą się różnić. W niektórych przypadkach możliwa jest automatyzacja nawet 80-90% procesów. Należy skupić się na zadaniach powtarzalnych, które zabierają pracownikom wiele czasu. Procesy te zazwyczaj trzeba wykonywać każdego dnia i są bardzo czasochłonne. Czynności te nie wymagają kreatywności ani zaawansowanej wiedzy merytorycznej, nie są też bardzo skomplikowane. Przykładami takich zadań są: odbieranie i segregacja maili, odbieranie faktur, ewidencja przesyłek, obsługa systemu CRM czy notacja w systemie ERP.

Wykorzystanie algorytmów w pracy może przydać się także przy zadaniach, które nie są wykonywane codziennie, ale okresowo, jednak wymagają dużej dokładności. Zaliczyć tu można m.in. przygotowywanie miesięcznych zestawień finansowych, przenoszenie danych z systemu do systemu, sporządzanie i wysyłanie cyklicznych raportów.

Automatyzacja doskonale sprawdzi się też przy czynnościach, które są narażone na błędy ludzkie. Tutaj za przykład może posłużyć niemal każda czynność wykonywana przez człowieka. Ludzie są po prostu omylni. Wpisanie złego numeru konta bankowego pracownika może skutkować tym, że nie dostanie on pensji na czas przez co jego morale znacznie się obniżą.

Robotyzacja znajduje zastosowanie w zadaniach dotyczących pracy z poufnymi danymi. Zastąpienie pracy człowieka przez robota ma sens w przypadku odbierania i segregacji aktów prawnych, a nawet ewidencji przesyłek kurierskich.

Automatyzacja jest zalecana także dla procesów wymagających zastosowania wielu interfejsów i dużej ilości danych z różnych źródeł. Przykładowo, tworzenie zestawień należności od wielu kontrahentów wymaga pobrania danych personalnych, finansowych i księgowych, a więc pochodzących z kilku różnych działów danej firmy. Zebranie danych przez robota trwa kilka sekund, natomiast dla człowieka to długie i żmudne zadanie.

Jak widać wybór odpowiednich procesów do automatyzacji może brzmieć skomplikowanie. Dlatego każdorazowo niezbędne jest przeprowadzenie analizy określającej możliwości  automatyzacji konkretnych procesów w danej firmie.

Automade w ramach swoich działań wspiera firmy w analizie procesów, w ocenie ich potencjału do  robotyzacji i kalkulacji rentowności przedsięwzięcia.

Zgłoś się na DEMO i poznaj możliwości wykorzystania robotów w Twojej firmie!