Wyzwanie

Manualne pobieranie dokumentów, weryfikacja oraz kopiowanie ich do prawidłowych lokalizacji sieciowych 

W ramach procesu Zespół Księgowości codziennie pobiera faktury z dwóch systemów webowych. Po pobraniu plików weryfikuje rodzaj dokumentu, który determinuje wybór prawidłowej ścieżki jego dalszego przetwarzania. W zależności od typu faktury są kopiowane do odpowiednich lokalizacji na zasobach sieciowych. Zadaniem pracowników jest również przygotowanie zestawienia faktur korygujących i rozesłanie ich na odpowiednie adresy mailowe.

Dodatkowym elementem procesu jest wykonanie okresowej weryfikacji wstecznej pobranych dokumentów i określenie, czy nie pojawiły się nowe faktury w porównaniu do ostatniego sprawdzenia. W przypadku znalezienia nowych, wcześniej nieprzetworzonych dokumentów należy wykonać dla nich czynności analogiczne, jak przy codziennym pobieraniu dokumentów.

Wyzwaniem w procesie jest codzienne przetworzenie dużej liczby plików, które obejmuje ich pobranie, weryfikację, określenie rodzaju oraz utworzenie listy faktur korygujących i wysyłkę korespondencji mailowej. Dodatkowym zadaniem jest okresowa weryfikacja już pobranych plików i porównanie danych względem poprzednich sprawdzeń.

Rozwiązanie

Przygotowanie automatyzacji procesu, w ramach którego robot:

• pobiera dokumenty ze wskazanych aplikacji webowych,
• kataloguje dokumenty na podstawie określonych parametrów,
• przenosi pliki do określonych lokalizacji sieciowych celem ich dalszego przetwarzania,
• przygotowuje zestawienie faktur korygujących i wysyła pliki do wskazanych odbiorców,
• przeprowadza weryfikacje zebranych danych, grupuje dokumenty w zależności od ich typu i wprowadza statusy do zestawienia zbiorczego,
• przeprowadza okresową weryfikację wsteczną pobranych dokumentów na podstawie wcześniej utworzonych raportów,
• archiwizuje wyniki pracy oraz informuje użytkowników o przebiegu procesu.