Jakie procesy można automatyzować narzędziem AUTOMADE?
Automatyzacja czy robotyzacja to terminy, za którymi może kryć się wiele różnych procesów. Idea narzędzi do automatyzacji sprowadza się jednak do bardzo prostej kwestii. Zadaniem aplikacji automatyzującej jest błyskawiczne i bezbłędne wykonywanie zadań, które człowiekowi zajmować mogą wiele godzin. Odpowiedzmy sobie na kilka podstawowych pytań dotyczących automatyzacji:
Kiedy warto wykorzystać automatyzację?
Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, należy z szerszej perspektywy spojrzeć na swoją firmę. Zastanów więc się, jakie zadania w firmie są najbardziej czasochłonne. Z naszego doświadczenia wiemy, że właśnie te czynności najczęściej można automatyzować. W niemal każdym dziale można znaleźć procesy, które da się poddać pełnej robotyzacji, dzięki czemu pracownicy zyskują cenny czas i mogą skupić się na rozwoju.
Zadania tego typu generują spore, cykliczne koszty, które można wyeliminować wdrożeniem automatyzacji. Dlatego świetnym ćwiczeniem jest obliczenie, ile czasu zajmują pracownikom powtarzalne procesy i zaplanowanie jak można ten czas wykorzystać, kiedy już odda się je w ręce aplikacji AUTOMADE.
Nawet krótki proces zajmujący pracownikowi 2-3 godziny w tygodniu przekłada się na nawet 150 godzin w skali roku. Aplikacji AUTOMADE zajmie z kolei kilka minut.
Przykłady wykorzystania narzędzia AUTOMADE
Tworzenie raportów – comiesięczną rutyną w wielu branżach jest tworzenie liczbowych raportów dla klientów. Zwykle zajmują się tym wyznaczone osoby, które zbierają dane z różnych źródeł i układają je na przykład w formie arkusza, prezentacji lub pliku PDF. W zależności od liczby raportów może to zajmować od kilku godzin do kilku dni, a z pomocą automatyzacji proces ten potrwa kilku minut. Aplikacja AUTOMADE jest w stanie samodzielnie zbierać dane z różnych źródeł i umieszczać w odpowiednich rubrykach raportu.
Wypełnianie danymi plików PDF – jedną z najbardziej uciążliwych czynności jest wypełnianie dokumentów danymi osobowymi. Prosty proces polegający na kopiowaniu danych z jednego arkusza do drugiego staje się zajęciem na cały dzień. Jest to częsta bolączka działów kadr, administracji, finansów, ale nawet działów sprzedaży, kiedy trzeba przygotować spersonalizowane kartki z życzeniami dla klientów. Dzięki automatyzacji zadania te można wykonywać w kilka sekund zamiast godzin.
Zbieranie danych z serwisów internetowych – w wielu firmach są osoby, które zaczynają dzień od odwiedzania serwisów internetowych lub wewnętrznych programów w celu zebrania danych o sprzedaży, kursów walut lub zasięgu reklam. Zamiast codziennego spędzania czasu na tym samym rytuale, można oddać te obowiązki aplikacji AUTOMADE Doskonałym przykładem jest działalność sklepów internetowych. Dzięki automatyzacji procesów zbierania zamówień czy generowania etykiet kurierskich, można zaoszczędzić mnóstwo czasu pracy działom wysyłki i magazynu.
Narzędzie AUTOMADE wykorzystywane jest przy procesach wielu działów, poniżej podajemy częste przykłady:
-
- Dział finansów i księgowości – obieg dokumentów, migracja faktur pomiędzy systemami, pobieranie danych ze strony ZUSu, generowanie plików JPK i UPO, uzupełnianie umówi z pliku Excel – opisane w case study Przetwarzanie faktur z OCR
- Dział sprzedaży – tworzenie spersonalizowanych ofert dla klientów, generowanie maili lub plików PDF, wprowadzanie danych klientów z formularza na stronie do CRM
- HR – błyskawiczne generowanie dokumentów kadrowych, zaświadczeń, generowanie raportów godzinowych na podstawie kart zakładowych
-
- Dział logistyki – generowanie list wysyłkowych, etykiet kurierskich
-
- Dział marketingu – generowanie raportów, zbieranie danych z social mediów, automatyzacja mailingów
-
- IT – cykliczne testowanie szybkości działania aplikacji, wysyłanie raportów z czasu reakcji
Dlaczego warto automatyzować procesy w firmie?
Automatyzacja przynosi długoterminowe korzyści na wielu płaszczyznach. Poniżej opisujemy korzyści, jakie zapewnia aplikacja AUTOMADE.
Odciążenie pracowników
Automatyzacja procesów oznacza mnóstwo dodatkowego czasu dla pracowników, którzy wcześniej się nimi zajmowali.
Podczas ręcznego wykonywania pracy zawsze istnieje ryzyko pomyłki i niedopatrzenia. W przypadku zautomatyzowanego procesu, jest ono zminimalizowane.
Skupienie na rozwoju biznesu
Monotonne wykonywanie tych samych czynności pozbawia kreatywności i grozi popadnięciem w rutynę. Automatyzacja pozwala pracownikom skupić się na bardziej wymagających zadaniach i daje czas na rozwój i szukanie kolejnych usprawnień.
Zdobycie przewagi nad konkurencją
W wielu branżach automatyzacja wciąż jest pojęciem zupełnie nieznanym. Tendencja pokazuje jednak, że z czasem tego typu procesy staną się standardem, a kto wcześniej zacznie je wdrażać, ten zdobędzie znaczną przewagę, gdyż zaoszczędzony czas można wykorzystać na bardziej strategiczne zadania.