Wykorzystanie RPA u dealerów samochodowych – omówienie najpopularniejszych procesów.

W dobie dynamicznych zmian technologicznych, automatyzacja procesów biznesowych staje się kluczowym elementem usprawniającym działanie firm, w tym również dealerów samochodowych. Jednym z najbardziej efektywnych narzędzi w tym zakresie jest RPA (Robotic Process Automation), które pozwala na automatyzację powtarzalnych zadań i zadań wymagających przetwarzania dużych ilości danych. Dzięki temu dealerzy mogą zoptymalizować czas pracy, zwiększyć dokładność wprowadzanych danych oraz lepiej zarządzać swoim biznesem. W niniejszym artykule przyjrzymy się najczęściej automatyzowanym procesom w branży dealerskiej oraz korzyściom, jakie mogą z tego wynikać.

Pobieranie danych z CEPIK i aktualizacja baz

Dzięki automatyzacji RPA możliwe jest automatyczne logowanie się do systemu CEPIK, pobieranie najnowszych informacji o pojazdach, takich jak rejestracje czy historia serwisowa, i aktualizowanie lokalnych baz danych. To pozwala na bieżący dostęp do najświeższych informacji bez konieczności manualnego przeszukiwania systemów.

Pobieranie i scalanie danych dotyczących gwarancji

Roboty RPA mogą pobierać dane gwarancyjne z różnych źródeł, takich jak portale producentów czy systemy wewnętrzne, a następnie łączyć je w jednolitą bazę. Automatyzacja tego procesu umożliwia szybki i łatwy dostęp do pełnej historii gwarancji każdego pojazdu, co ułatwia obsługę klienta i zarządzanie reklamacjami.

Modyfikacja kart produktów

Wprowadzenie RPA do procesu modyfikacji kart produktów umożliwia szybkie aktualizowanie informacji w systemach sprzedażowych i na stronach internetowych. Roboty mogą automatycznie wprowadzać zmiany w opisach, zdjęciach czy cenach, co pozwala na szybką adaptację do nowych warunków rynkowych i promocji producentów.

Aktualizacja stanów magazynowych

RPA pozwala monitorować stany magazynowe i automatycznie aktualizować informacje w systemach ERP oraz sprzedażowych. W przypadku, gdy poziom zapasów osiąga krytyczny poziom, RPA może wygenerować zamówienie do dostawców, co minimalizuje ryzyko braków części.

Wystawianie gwarancji

Automatyzacja procesu wystawiania gwarancji ułatwia generowanie dokumentów gwarancyjnych na podstawie danych o sprzedaży i rejestracji pojazdów. Dzięki RPA, dokumenty te są automatycznie wysyłane do klientów oraz archiwizowane, co przyspiesza cały proces i eliminuje błędy w dokumentacji.

Tworzenie zamówień zakupowych

Roboty mogą analizować historyczne dane zakupowe oraz aktualne stany magazynowe, aby automatycznie generować zamówienia na brakujące części. Pozwala to na utrzymanie optymalnego poziomu zapasów i unikanie opóźnień w dostawach.

Pobieranie faktur z portalu producenta i portalu głównego dostawcy części

Dzięki automatyzacji, roboty mogą regularnie logować się na portale producentów i dostawców, pobierać faktury, zapisywać je w odpowiednich lokalizacjach oraz wprowadzać dane do systemu księgowego, co przyspiesza proces księgowania i zmniejsza ryzyko błędów.

Wsparcie w przygotowaniu ofert, umów, załączników

RPA może automatycznie generować oferty i umowy na podstawie szablonów, co znacznie skraca czas przygotowania dokumentacji. Dzięki automatycznemu uzupełnianiu danych, pracownicy mogą szybciej reagować na potrzeby klientów, a dokumenty są zawsze w pełni zgodne z aktualnymi danymi.

Wystawianie not odsetkowych

Monitorowanie zaległych płatności, generowanie noty odsetkowe i automatyczne wysyłanie ich do klientów upraszcza zarządzanie płatnościami i pomaga utrzymać płynność finansową salonu.

Przypisywanie w programie księgowym części wydanych do danego pojazdu

RPA może automatycznie przypisywać konkretne części do odpowiednich pojazdów na podstawie faktur i zleceń serwisowych, co eliminuje błędy przy manualnym wprowadzaniu danych i ułatwia zarządzanie kosztami serwisu.

Księgowanie faktur leasingowych

Automatyzacja RPA pozwala na pobieranie faktur leasingowych, przypisywanie odpowiednich kodów księgowych i wprowadzanie ich do systemu księgowego, co znacznie przyspiesza proces i redukuje czas pracy księgowych.

Pobieranie listy umówionych wizyt serwisowych

Roboty mogą automatycznie logować się do systemów rezerwacji serwisów, pobierać listy wizyt i aktualizować kalendarz serwisowy, co ułatwia zarządzanie harmonogramem pracy serwisu.

Wprowadzanie indeksów do transakcji

RPA automatyzuje proces przypisywania indeksów do transakcji na podstawie zdefiniowanych reguł, co pozwala na szybsze przetwarzanie danych finansowych i uniknięcie błędów.

Obsługa faktur w faktoringu

Automatyzacja procesu faktoringu pozwala na automatyczne przesyłanie faktur do firm faktoringowych, monitorowanie statusu finansowania oraz aktualizowanie danych o płatnościach w systemach księgowych, co upraszcza zarządzanie płynnością finansową.

​Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych w branży dealerów samochodowych za pomocą RPA niesie za sobą wiele korzyści:
– Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności: automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom na skupienie się na bardziej złożonych działaniach, co przekłada się na większą efektywność pracy.
– Redukcja błędów ludzkich: RPA wykonuje zadania z dużą precyzją, co zmniejsza ryzyko błędów wynikających z manualnego przetwarzania danych.
– Obniżenie kosztów operacyjnych: dzięki automatyzacji, firma może zmniejszyć koszty związane z pracą manualną i zoptymalizować zasoby, co wpływa pozytywnie na wyniki finansowe.

Jednak wprowadzenie automatyzacji może budzić wątpliwości wśród pracowników, takie jak obawa przed utratą pracy, niepewność co do zmian w codziennych obowiązkach czy brak zaufania do technologii. Warto wyjaśnić, że:
– Automatyzacja wspiera, a nie zastępuje pracowników: dzięki niej mogą oni skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach, a ich stanowiska zyskują na znaczeniu.
– Firma zapewni wsparcie w adaptacji: pracownicy mogą liczyć na szkolenia i wsparcie, co ułatwi im dostosowanie się do nowych warunków pracy.
– RPA jest narzędziem wspomagającym: pracownicy nadal odgrywają kluczową rolę w nadzorowaniu procesów i rozwiązywaniu niestandardowych problemów, co zapewnia wysoką jakość obsługi klienta.
Zrozumienie tych aspektów pozwala na pozytywne przyjęcie automatyzacji i lepszą współpracę przy wdrażaniu nowych rozwiązań. Automatyzacja RPA w branży dealerów samochodowych to szansa na rozwój, zarówno firmy, jak i jej pracowników.

Więcej o naszych wdrożeniach w branży dealerów samochodowych przeczytasz na – dealerzysamochodowi.automade.com