RPA w kryzysie: Rola automatyzacji w zapewnieniu ciągłości działania firmy

Z tego artykułu dowiesz się:

1. W jaki sposób automatyzacja procesów (RPA) pomaga firmom zachować ciągłość działania w czasie kryzysu.
2. Jakie realne korzyści osiągnęły firmy, które wdrożyły RPA w trudnych warunkach rynkowych.
3. Dlaczego RPA staje się nie tylko odpowiedzią na kryzysy, ale także inwestycją w długofalową odporność organizacyjną.

Wstęp

Obecna sytuacja gospodarcza to czas wyjątkowej niepewności. Rosnące napięcia handlowe, takie jak eskalacja taryf USA, a także ryzyko globalnej recesji (szacowane przez JP Morgan na 60%) zmuszają firmy do poszukiwania stabilnych rozwiązań. Dodatkowo, globalne łańcuchy dostaw wciąż odczuwają skutki wcześniejszych wstrząsów – pandemii czy konfliktów geopolitycznych. To prowadzi do niedoborów i opóźnień. W takim otoczeniu organizacje muszą zadbać o ciągłość operacyjną i zwiększyć odporność na zakłócenia.

Technologia Robotic Process Automation (RPA) staje się kluczowym narzędziem – nie tylko umożliwia firmom przetrwanie trudnych czasów, ale też pozwala im utrzymać konkurencyjność. RPA automatyzuje powtarzalne, monotonne zadania. Odciąża pracowników i optymalizuje koszty. A dziś – każda oszczędność ma znaczenie.

Jak automatyzacja wspiera firmy w kryzysie

W niepewnych czasach firmy koncentrują się na optymalizacji kosztów. Wdrożenie RPA może przynieść duże oszczędności, szczególnie w obszarach z dużą liczbą powtarzalnych, czasochłonnych procesów. Dziś mówimy już nie tylko o klasycznej automatyzacji, ale o hiperautomatyzacji – połączeniu robotów z nowoczesnymi technologiami, takimi jak chatboty czy przetwarzanie języka naturalnego (NLP).

Automatyzacja pozwala na:

• Szybką reakcję na zmiany:
W sytuacjach kryzysowych, jak nagłe zmiany w polityce handlowej, nie ma czasu na manualne poprawki. RPA umożliwia błyskawiczne dostosowanie działań. Dzięki temu firmy minimalizują zakłócenia – np. w łańcuchach dostaw lub finansach.

• Redukcję kosztów i błędów:
Automatyzacja eliminuje setki powtarzalnych czynności – często narażonych na błędy ludzkie. Zwiększa to nie tylko efektywność, ale i precyzję. Dla firm w kryzysie oznacza to lepsze zarządzanie ryzykiem i kontrolę wydatków.

• Zapewnienie ciągłości operacyjnej:
RPA pozwala utrzymać kluczowe procesy – nawet gdy brakuje personelu lub występują zakłócenia w komunikacji wewnętrznej. Roboty „działają w tle”, nieprzerwanie, niezależnie od sytuacji.

Firmy, które inwestują w automatyzację, mogą szybciej reagować na niespodziewane sytuacje i zachować sprawność działania – nawet w niesprzyjających warunkach.

Automatyzacja: strategia ofensywna i defensywna

RPA działa na dwa sposoby. Z jednej strony – pozwala ciąć koszty tu i teraz. Dzięki automatyzacji zmniejszamy wydatki na pracę ręczną i ograniczamy ryzyko strat przez błędy. Z drugiej – budujemy silniejsze fundamenty na przyszłość. Firmy stają się bardziej cyfrowe, elastyczne i odporne.

Dlatego wielu ekspertów mówi dziś o RPA jako technologii odpornej na recesję. Projekty automatyzacyjne nie są wstrzymywane, nawet przy spadku koniunktury. Ich zwrot z inwestycji następuje szybko – głównie dzięki rosnącej wydajności.

Innymi słowy – automatyzacja pozwala robić więcej mniejszym nakładem. W warunkach spowolnienia to często klucz do przetrwania i utrzymania rentowności.

Elastyczność i skalowalność RPA

To jedna z największych zalet automatyzacji. Roboty mogą być szybko przenoszone między działami lub zadaniami – w zależności od potrzeb. Gdy spada popyt – wykonują mniej zadań, bez generowania stałych kosztów (jak zatrudniony pracownik). Gdy następuje skok obciążenia – nowe roboty można wdrożyć znacznie szybciej niż zrekrutować ludzi.

Ta skalowalność na żądanie to ogromna przewaga. Ułatwia zarządzanie ryzykiem i zwiększa odporność organizacji na wstrząsy.

Przykłady firm, które dzięki RPA utrzymały operacyjność w trudnych czasach

Wiele firm, zarówno europejskich, jak i globalnych, przekonało się w praktyce, że RPA pozwala przetrwać trudne momenty i utrzymać ciągłość działania. Poniżej przedstawiamy konkretne przykłady wdrożeń, które pomogły organizacjom poradzić sobie z kryzysem i wyjść z niego wzmocnionymi.

Raben – logistyka i zakłócenia w łańcuchach dostaw
Grupa Raben, jeden z największych operatorów logistycznych w Europie, postawiła na automatyzację procesów back-office. Celem było zwiększenie efektywności i ograniczenie wpływu wahań rynkowych. Cyfrowe roboty przejęły szereg rutynowych zadań biurowych – od wprowadzania danych po wystawianie dokumentów. Efekt? Zautomatyzowane procesy zastąpiły równowartość ok. 300 etatów miesięcznie. Przełożyło się to na oszczędność ok. 6 mln euro rocznie.
Dzięki temu Raben, nawet w przypadku braków kadrowych czy konieczności redukcji kosztów, może utrzymać skalę działalności. Automatyzacja zmniejszyła też ryzyko błędów w dokumentacji logistycznej – co ma ogromne znaczenie w czasach napiętych łańcuchów dostaw. Każdy błąd opóźniający odprawę towaru to realne straty. RPA pomogło więc firmie nie tylko utrzymać operacyjność, ale też zwiększyć jej odporność na rynkowe turbulencje.

KfW (Niemcy) – pandemia 2020
W trakcie szczytu kryzysu COVID-19 niemiecki bank KfW musiał zmierzyć się z lawiną wniosków od firm potrzebujących wsparcia. Aplikacje o odroczenie spłat kredytów osiągnęły historyczny poziom. Ich ręczna obsługa okazała się niemożliwa do zrealizowania.
W ciągu zaledwie pięciu tygodni wdrożono robota RPA, który przejął zadania pracownika banku. Przetwarzał wnioski przez całą dobę, nie obciążając dodatkowo zespołu.
Dzięki temu aż 80 procent aplikacji rozpatrywano automatycznie w ciągu kilku godzin, bez konieczności pracy zmianowej ani weekendowej.
Firmy szybko otrzymały potrzebne środki, co pomogło im zachować płynność. Bank natomiast opanował sytuację bez obniżenia jakości obsługi. Automatyzacja znacząco odciążyła pracowników i zapewniła ciągłość działania w najtrudniejszym momencie.

ABANCA (Hiszpania), szybkie wsparcie w czasie lockdownu
W trakcie pandemii hiszpański bank ABANCA musiał w krótkim czasie uruchomić mechanizmy dystrybucji środków finansowych dla klientów dotkniętych skutkami lockdownu. Rozwiązaniem okazało się wdrożenie robotów, które przejęły obsługę pożyczek w systemach bankowych.
Dzięki automatyzacji aż 99 procent kredytów było wypłacanych w ciągu 24 godzin. Bank zrealizował ponad 23 tysiące transakcji, osiągając tempo, które nie byłoby możliwe do uzyskania przy użyciu tradycyjnych metod.
RPA pomogło ABANCA utrzymać zaufanie klientów i zapewnić im realne wsparcie. W wielu przypadkach szybki przelew oznaczał dla firm możliwość dalszego działania. Długofalowo bank odnotował także znaczne korzyści finansowe. Zespół odpowiedzialny za automatyzację oszacował, że dzięki wdrożeniu RPA zaoszczędzono około 484 600 godzin pracy oraz niemal 14,2 miliona euro. Automatyzacja okazała się skuteczna nie tylko w sytuacji kryzysowej, lecz także jako stały element poprawiający efektywność operacyjną.

Elastyczność i skalowalność RPA w zarządzaniu ryzykiem

RPA odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu ciągłości działania firm w czasie kryzysu. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala obniżać koszty, zwiększać efektywność operacyjną i lepiej zarządzać zasobami ludzkimi. Przykłady skutecznych wdrożeń pokazują, że technologia ta może być realnym wsparciem w zarządzaniu ryzykiem biznesowym.

Kryzys to sprawdzian elastyczności i zdolności adaptacji. Jak pokazują opisane przypadki, robotyzacja procesów stała się istotnym elementem strategii zapewniania ciągłości działania. Niezależnie od rodzaju zakłóceń — recesji, zerwanych łańcuchów dostaw, napięć handlowych czy pandemii — automatyzacja pozwala organizacjom utrzymać kontrolę nad procesami. Cyfrowe roboty potrafią szybko uzupełniać braki kadrowe i przejmować zadania wymagające natychmiastowego działania, zapewniając dalsze funkcjonowanie firmy nawet w trudnych warunkach.

Warto podkreślić, że inwestycja w RPA to nie tylko doraźne rozwiązanie problemów. To także krok w stronę długofalowej odporności. Przedsiębiorstwa, które postawiły na automatyzację, często wychodzą z kryzysu silniejsze. Mają uproszczone procesy, niższe koszty i bardziej nowoczesny model działania, który pozwala szybciej się rozwijać. W czasach wzrostu mogą dzięki temu skutecznie skalować działalność, a w trudniejszych momentach sprawnie dostosować się do nowych warunków, bez utraty jakości obsługi.

Dziś RPA nie jest już wyłącznie domeną firm technologicznych. Staje się koniecznością dla organizacji, które chcą skutecznie reagować na zmiany i budować odporność na przyszłość. Jak pokazują przytoczone przykłady, zwrot z inwestycji następuje szybko, a korzyści są wielowymiarowe.

Podsumowując, w czasie kryzysu RPA staje się swego rodzaju polisą ubezpieczeniową dla biznesu. Wspiera utrzymanie operacyjności tam, gdzie zawodzą tradycyjne metody i wzmacnia zdolność organizacji do przetrwania zawirowań. W świecie, w którym zmiana jest jedyną stałą, umiejętność szybkiej adaptacji przesądza o sukcesie. Automatyzacja procesów daje firmom właśnie tę przewagę — pozwala nie tylko przetrwać burzę, ale także przygotować się na kolejne etapy rozwoju.

O autorze:
Maksym Koval – RPA Developer w firmie AUTOMADE. Od ponad czterech lat projektuje i wdraża rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe dla kluczowych klientów z sektora finansowego, logistycznego, e-commerce. Specjalizuje się w tworzeniu skalowalnych robotów, które wspierają firmy w zwiększaniu efektywności operacyjnej i budowaniu odporności na zmiany rynkowe.