Jak mapowanie procesów wspiera automatyzację i robotyzację

Współczesne organizacje, dążąc do poprawy efektywności i redukcji kosztów, coraz częściej sięgają po narzędzia automatyzacji, takie jak Robotic Process Automation (RPA). Jednak zanim procesy zostaną zautomatyzowane, należy je najpierw zrozumieć i zoptymalizować. Kluczowym krokiem w tym procesie jest mapowanie procesów, które pozwala na szczegółowe zobrazowanie działań, ich zależności oraz potencjalnych obszarów do usprawnień. W tym artykule odpowiemy na kluczowe pytania związane z mapowaniem procesów i jego rolą w automatyzacji.

Czym jest mapowanie procesów

Mapowanie procesów to technika wizualnego przedstawiania kroków, działań, decyzji i zależności w danym procesie biznesowym. Celem mapowania jest uzyskanie pełnego zrozumienia, jak proces funkcjonuje, jakie są jego etapy, kto odpowiada za poszczególne działania oraz jakie zasoby są wykorzystywane na każdym kroku. Dzięki temu łatwiej jest zidentyfikować nieefektywności, błędy, wąskie gardła oraz możliwości usprawnienia. Mapy procesów przybierają różne formy, takie jak diagramy przepływu (flowcharty) lub diagramy SIPOC, które pokazują dostawców, wejścia, działania, wyjścia i odbiorców procesu.

Mapowanie procesów jest często wykorzystywane w kontekście Business Process Management (BPM) oraz automatyzacji procesów, ponieważ stanowi bazę do analizowania i poprawiania działania organizacji.

Dlaczego warto mapować procesy

Korzyści z mapowania procesów są wielowymiarowe i przynoszą realne efekty dla organizacji. Główne powody, dla których warto mapować procesy:

• Lepsze zrozumienie procesów – Mapy procesów umożliwiają wizualizację skomplikowanych działań, co pomaga w pełnym zrozumieniu ich struktury oraz zależności.

• Identyfikacja nieefektywności – Mapowanie pozwala wykryć zbędne kroki, wąskie gardła i inne problemy, które mogą obniżać efektywność procesów.

• Optymalizacja przed automatyzacją – Dzięki analizie procesu przed jego automatyzacją można wyeliminować niepotrzebne działania i uprościć przepływ pracy, co zwiększa efektywność automatyzacji.

• Lepsza komunikacja w organizacji – Wizualizacja procesów ułatwia zrozumienie ich przebiegu zarówno pracownikom, jak i menedżerom, co wspiera współpracę między działami.

• Skalowanie automatyzacji – Mapowanie pomaga w zidentyfikowaniu procesów, które można automatyzować na większą skalę, co pozwala na efektywniejsze wdrożenia RPA w różnych obszarach działalności.

Jakie są techniki mapowania procesów

Wybór odpowiedniej techniki mapowania procesów zależy od specyfiki organizacji oraz stopnia szczegółowości potrzebnej do analizy. Najpopularniejsze techniki mapowania procesów:

• Diagram przepływu (Flowchart) – Najprostsza i najbardziej popularna technika, używana do wizualizacji sekwencji działań i decyzji w procesie.
• Diagram SIPOC – Pokazuje główne elementy procesu: dostawców (Suppliers), wejścia (Inputs), działania w procesie (Process), wyjścia (Outputs) i odbiorców (Customers).
• Modelowanie BPMN – Bardziej zaawansowana technika, która pozwala na dokładne przedstawienie złożonych procesów biznesowych, idealna do dużych organizacji.
• Diagram UML – Stosowany głównie w branży IT do modelowania procesów związanych z tworzeniem oprogramowania.
• Spaghetti Diagram – Używany w procesach produkcyjnych do analizowania ruchu ludzi lub produktów w celu optymalizacji fizycznego przepływu.
• Value Stream Mapping (VSM) – Technika stosowana w Lean Management do identyfikacji etapów dodających wartość i eliminacji marnotrawstwa.
• Swimlane Diagram – Przedstawia procesy z podziałem na role, działy lub zespoły, co ułatwia identyfikację odpowiedzialności.

Wszystkie te techniki mają na celu wizualne przedstawienie i ułatwienie zrozumienia przebiegu procesów, co jest kluczowe przed wdrożeniem automatyzacji.

Jak mapowanie procesów wykorzystywane jest w automatyzacji procesów i RPA

Mapowanie procesów jest fundamentem każdej automatyzacji, w tym również w przypadku Robotic Process Automation (RPA). Jest wykorzystywane w następujący sposób:

• Zrozumienie procesów przed automatyzacją – Dokładne mapowanie procesów pozwala zobaczyć, które działania można zautomatyzować. Bez tego organizacja mogłaby zautomatyzować nieefektywne procesy, co jedynie przyspieszyłoby wykonywanie zbędnych zadań.
• Identyfikacja procesów nadających się do automatyzacji – Mapowanie procesów pomaga zidentyfikować zadania powtarzalne i manualne, które są idealnymi kandydatami do automatyzacji za pomocą RPA.
• Optymalizacja procesów przed automatyzacją – Automatyzacja chaotycznych procesów prowadzi do przyspieszenia błędnych działań. Dzięki mapowaniu można zoptymalizować procesy przed wdrożeniem automatyzacji, eliminując zbędne kroki lub usprawniając te, które są mniej efektywne.
• Ułatwienie wdrożenia RPA – Mapy procesów dostarczają szczegółowego opisu każdego kroku, co umożliwia zespołom IT łatwiejsze wdrożenie automatyzacji. Dokładna dokumentacja pomaga programistom botów lepiej rozumieć procesy, które mają zostać zautomatyzowane.
• Śledzenie efektywności po automatyzacji – Po wdrożeniu RPA, mapy procesów są wykorzystywane do monitorowania działania zautomatyzowanych procesów, porównania wyników przed i po automatyzacji oraz do dalszego usprawniania procesów.

Mapowanie procesów nie kończy się na etapie wdrożenia RPA – jest to narzędzie, które pomaga organizacjom stale optymalizować i monitorować działanie automatyzacji, co przekłada się na większą efektywność i lepsze wyniki biznesowe.

​Podsumowanie

Mapowanie procesów jest nieodłącznym elementem skutecznej automatyzacji. Pozwala na pełne zrozumienie działań w organizacji, identyfikację obszarów do usprawnienia i przygotowanie procesu do automatyzacji w sposób, który przyniesie największe korzyści. Dzięki mapowaniu procesów firmy mogą w pełni wykorzystać potencjał Robotic Process Automation, eliminując błędy manualne, zwiększając wydajność oraz optymalizując zasoby.

Automatyzacja procesów bez wcześniejszego zrozumienia ich struktury i optymalizacji może prowadzić do marnotrawstwa zasobów i problemów. Dlatego kluczowym krokiem przed wdrożeniem RPA jest dokładne mapowanie procesów. Pamiętaj, że dobrze zaprojektowana automatyzacja to nie tylko szybsze działanie, ale przede wszystkim poprawa jakości i efektywności procesów.

Rozważ mapowanie procesów w swojej organizacji, aby odkryć pełny potencjał automatyzacji i zapewnić sobie przewagę konkurencyjną na rynku.