Dodawanie hurtowe dokumentów do e-teczki w Optimie
Dodawanie hurtowe dokumentów do e-teczki w Optimie
Wyzwanie
Dodawanie dokumentów pracowników różnych firm do e-teczek i lokowanie plików na dysku.
Automatyzowany proces dotyczy hurtowego dodawania dokumentów pracowniczych do e-Teczek w ERP Optima. Pracownik przygotowuje pliki, które mają zostać zaimportowane do e-teczki pracownika w Optimie i wrzuca je do jednego zbiorczego folderu. Zadaniem robota jest znalezienie pracownika w systemie, wypełnienie odpowiedniego formularza i import pliku PDF. Robot korzysta również z podpiętego fizycznie podpisu kwalifikowanego do autoryzacji wrzucanych plików. Ostatnim krokiem wykonywanym przez robota jest umieszczenie pliku w odpowiednim folderze pracownika na dysku lokalnym.
Rozwiązanie
Przygotowanie automatyzacji procesu, w ramach którego robot:
-
- pobiera kolejne pliki ze zbiorczego folderu dla danej firmy, odczytuje z nazwy najważniejsze informacje o dokumencie i importuje pliki do Optimy
- działa w imieniu koordynatora, podpisując pliki jego podpisem kwalifikowanym
- rozlokowuje pobrane pliki na dysku, tworząc strukturę kolejno dla każdej firmy i pracownika
Efekty
- Utworzony uniwersalny proces, który pozwala na bieżąco modyfikować listę firm, dla których dokumenty pracowników mają zostać dodane do e-teczek.
- Uwolnienie zasobów ludzkich – całkowite odciążenie pracownika od wykonywania procesu. Jedynym zadaniem pracownika pozostaje odpowiednie przygotowanie nazw plików, tak, by zawierały informacje potrzebne do wypełnienia formularza w Optima.
- Utworzona struktura katalogów na dysku: osobny folder dla każdej firmy i każdego jej pracownika.
Kluczowy rezultat:
Importowanie i autoryzacja podpisem kwalifikowanym.
Zastosuj podobne wdrożenie w Twojej organizacji!
Skontaktuj się z nami
- Porozmawiajmy o automatyzacji i wykorzystaniu robotów w Twojej firmie
- Umów się na DEMO Robota
- Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania