Częściowa automatyzacja procesu jako kompromis pomiędzy ograniczeniami technicznymi a frustracją pracowników.

W dobie dynamicznego rozwoju technologii automatyzacja procesów staje się nie tylko trendem, ale wręcz koniecznością w wielu branżach. Firmy dążą do zwiększania efektywności, redukcji kosztów i eliminowania monotonnych zadań, które często są źródłem frustracji pracowników. Pełna automatyzacja każdego procesu nie zawsze jest jednak możliwa ani opłacalna. Jak zatem znaleźć złoty środek, który uwzględnia zarówno ograniczenia techniczne, jak i potrzeby pracowników? W tym artykule przyjrzymy się częściowej automatyzacji jako rozwiązaniu, które harmonijnie łączy potencjał maszyn z ludzkimi kompetencjami.

Czy wszystkie procesy można zautomatyzować?

Na pierwszy rzut oka odpowiedź na to pytanie może wydawać się oczywista – technologia stale się rozwija, więc w teorii wszystko, co pracownik wykonuje manualnie, mogłoby być przejęte przez maszyny. Jednak praktyka pokazuje, że pełna automatyzacja nie zawsze jest możliwa ani wskazana. Ograniczenia techniczne, takie jak złożoność zadania, brak odpowiednich narzędzi czy wysoka cena wdrożenia, często uniemożliwiają pełne wyeliminowanie ludzkiej pracy. Ponadto istnieją procesy, które wymagają kreatywności, intuicji lub złożonych interakcji międzyludzkich – cech, które są trudne do odwzorowania w maszynach. Automatyzacja nie powinna być więc celem samym w sobie, zwłaszcza jeśli wprowadza nowe problemy.

Jak znaleźć złoty środek?

Częściowa automatyzacja jest często najlepszym rozwiązaniem, które pozwala zarówno na odciążenie pracowników, jak i zachowanie ich zaangażowania w kluczowych aspektach procesu. Kluczem do sukcesu jest odpowiedzialne podejście do analizy procesów i wybór tych obszarów, które można usprawnić bez strat jakości czy nadmiernych kosztów. Jak to zrobić?

1. Analiza procesów
Pierwszym krokiem powinno być dokładne przeanalizowanie, które zadania są najbardziej czasochłonne, powtarzalne i jednocześnie nie wymagają kreatywności. Na tej podstawie można określić, które fragmenty procesu nadają się do automatyzacji, a które powinny pozostać w rękach pracowników.

2. Uwzględnienie ograniczeń technicznych i finansowych
Nawet jeśli technologia umożliwia pełną automatyzację, warto zadać sobie pytanie, czy inwestycja jest opłacalna. Czasami prostsze i tańsze rozwiązania mogą przynieść zbliżone efekty.

3. Zaangażowanie pracowników
Ważne jest, aby pracownicy mieli wpływ na proces decyzyjny dotyczący automatyzacji. To oni najlepiej znają swoje codzienne zadania i mogą wskazać, które z nich są najbardziej problematyczne. Włączenie ich w rozmowy o zmianach zwiększa akceptację nowych rozwiązań.

4. Testy i iteracje
Wprowadzenie automatyzacji powinno odbywać się etapami. Pilotażowe wdrożenie i zbieranie informacji zwrotnych od pracowników pozwalają na wprowadzenie ewentualnych korekt i dopracowanie systemu.

Połączenie pracy ludzkiej i automatyzacji

W praktyce częściowa automatyzacja oznacza, że roboty przejmują najbardziej monotonne i powtarzalne zadania, podczas gdy ludzie skupiają się na bardziej kreatywnych lub wymagających zaangażowania działaniach. Przykładami takiej współpracy mogą być wdrożone przez nas procesy u naszych Klientów:

1. Wprowadzanie wydatków pracowniczych do platformy zakupowej – Robot na podstawie zdefiniowanych przez pracownika reguł wypełnia rozbudowany formularz (około 30 pól do wypełnienia) dla każdego z wydatków. Robot jednak autonomicznie nie zatwierdza wykonanej pracy, a zapisuje ją jako wersję roboczą po czym tworzy raport dla pracownika z informacją, które wydatki zostały uzupełnione i wymagają walidacji oraz zatwierdzenia przez człowieka (pracownik ma wiedzę, że dla specyficznego typu wydatków niektóre pola należy opatrzeć dodatkowymi komentarzami, kodami itd.).

2. Wprowadzanie dokumentów pracowniczych do e-teczki w COMARCH Optima – Proces polega na importowaniu plików PDF zawierających dokumenty pracownicze do odpowiednich części tzw. e-teczki. Robot nie jest w stanie sam określać zawartość pliku PDF (są to zwykle skany dokumentów, a więc narzędzia typu OCR nie mogą pomóc), więc pracownik przed uruchomieniem robota nadaje każdemu plikowi PDF odpowiednią nazwę zawierającą informacje dla robota: jakiego pracownika dokument dotyczy, której części e-teczki dotyczy, jaka jest data dokumentu itp. Robot loguje się do Optimy, a następnie korzystając z danych zawartych w nazwie pliku importuje go w odpowiednie miejsce w systemie ERP uzupełniając podstawowe informacje dotyczące dokumentu. Pracownik zatem zajmuje się klasyfikacją dokumentów, przygotowaniem ich dla robota, a robot wykonuje powtarzalną pracę – wyklikiwanie kroków w Optimie.

Korzyści częściowej automatyzacji

Częściowa automatyzacja to rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno firmom, jak i pracownikom:
• Redukcja monotonii: Pracownicy są odciążeni od najbardziej nużących zadań, co zwiększa ich motywację i satysfakcję z pracy.
• Większa efektywność: Maszyny działają szybciej i precyzyjniej, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów.
• Elastyczność: Łatwiej jest dostosować procesy do zmieniających się potrzeb biznesowych.
• Ludzki pierwiastek: Dzięki zachowaniu udziału pracowników w procesie możliwe jest utrzymanie jakości, kreatywności i intuicyjnego podejścia do zadań.

Podsumowanie

Częściowa automatyzacja to skuteczny kompromis pomiędzy ograniczeniami technicznymi a frustracją pracowników. Pozwala firmom na zwiększenie efektywności przy jednoczesnym zachowaniu kluczowej roli człowieka w procesie. Kluczem do sukcesu jest świadoma analiza potrzeb, odpowiedzialne podejście do wdrożeń oraz otwartość na dialog z pracownikami. Dzięki temu automatyzacja staje się narzędziem wspierającym, a nie zastępującym ludzką pracę. Warto więc inwestować w rozwiązania, które harmonijnie łączą potencjał technologii i ludzkie kompetencje.