AUTOMADE > Blog PL  > Automatyzacja procesu weryfikacji wiarygodności prawnej firm

Automatyzacja procesu weryfikacji wiarygodności prawnej firm

Dlaczego tak ważna jest weryfikacja podmiotów w bazach rządowych

 

Sprawdzanie kontrahentów w rejestrach takich jak KRS, REGON, CEIDG, biała lista VAT czy lista sankcyjna jest kluczowe przy podpisywaniu umów oraz w codziennej działalności przedsiębiorstwa z kilku powodów. Weryfikacja kontrahentów w rejestrach pozwala na potwierdzenie tożsamości oraz prawa do reprezentacji. Dzięki tym danym, możemy uniknąć sytuacji, w której podpisujemy umowę z osobą nieuprawnioną do reprezentowania firmy, co mogłoby skutkować nieważnością umowy. Ważne jest również unikanie współpracy z podmiotami niewiarygodnymi.

Biała lista VAT jest szczególnie przydatna do sprawdzenia, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy posiada aktualny numer rachunku bankowego. Dokonanie przelewu na rachunek bankowy, który nie znajduje się na tej liście, może wiązać się z pewnymi konsekwencjami. Jeśli przedsiębiorca dokonuje płatności powyżej 15 000 zł na rachunek bankowy, który nie widnieje na białej liście, może stracić prawo do zaliczenia tej kwoty do kosztu uzyskania przychodów w rozliczeniu podatkowym. W przypadku płatności na rachunek spoza białej listy przedsiębiorca może być też pociągnięty do solidarnej odpowiedzialności za niezapłacony podatek VAT kontrahenta wobec urzędu skarbowego. Te regulacje dotyczą transakcji między przedsiębiorcami, w których płatność przekracza 15 000 zł i podlega mechanizmowi podzielonej płatności. Zdarzają się jednak próby wyłudzenie pieniędzy do niższego progu, gdzie oszuści podszywają się pod inne firmy. W takich sytuacjach jeżeli osoby wykonujące przelewy nie weryfikują numerów bankowych, to wyłudzone środki najczęściej przepadają, a to stanowi poważne ryzyko finansowe.

Niezbędne jest także sprawdzenie list sankcyjnych, aby upewnić się, że dana firma ani osoby z nią związane nie są objęte sankcjami, co mogłoby narazić nas na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Organy państwowe mogą nałożyć wysokie grzywny za naruszenie sankcji. W niektórych przypadkach współpraca z firmą objętą sankcjami może prowadzić do postawienia zarzutów karnych, w tym zarzutów o przestępstwa gospodarcze. Firmy mogą zostać wykluczone z możliwości uczestnictwa w przetargach publicznych czy prowadzenia działalności w określonych sektorach. Ponadto środki związane z transakcjami mogą zostać zamrożone na rachunkach bankowych, a banki i instytucje finansowe mogą odmówić świadczenia usług.

Sprawdzanie podmiotów w bazach rządowych pozwala na weryfikację istnienia oraz legalności podmiotu. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) umożliwia sprawdzenie, czy firma faktycznie istnieje, jaki jest jej status prawny. Możemy również uzyskać informacje na temat tego, czy dana spółka nie jest w stanie likwidacji lub upadłości. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) pozwala na weryfikację aktywności i zgodności danych przedstawionych przez przedsiębiorcę.

Jak robot może zrealizować proces weryfikacji podmiotu w 10 sekund

 

Weryfikacja firm w portalach rządowych to żmudny i czasochłonny proces, jeżeli wykonywany jest ręcznie przez pracownika, dlatego warto zastanowić się nad wdrożeniem automatyzacji tego procesu. Pozwoli to na skrócenie czasu weryfikacji, uniknięcie błędów takich jak podpisanie umowy z osobą nieuprawnioną do reprezentowania firmy czy wykonania przelewu na rachunek bankowy niewidniejący na białej liście VAT. Poniżej opisujemy jak w praktyce, krok po kroku wygląda realizacja tego procesu przez robota AUTOMADE na przykładzie rzeczywistego wdrożenia dla naszego Klienta.

Proces, który do tej pory realizowany był przez pracowników działu prawnego lub księgowość polegał na weryfikacji kontrahenta na portalach KRS, REGON, CEIDG, biała lista VAT i lista sankcyjna. Weryfikacja jednego kontrahenta zajmował około 10 minut. Robot przeprowadza ten proces znacznie krócej – w 10 sekund, a wynikiem jego pracy jest jeden plik Excel z danymi podmiotu zebranymi z różnych baz oraz jeden plik z odpisem KRS, zapisane na dysku lokalnym pracownika. Robot może być uruchamiany ręcznie przez użytkownika, który wybiera proces i podaje NIP sprawdzanego przedsiębiorstwa, ale można również robić takie weryfikacje w sposób masowy, np. poprzez przesłanie maila z listą firm do zweryfikowania. Tego typu rozwiązanie mocno przyśpiesza proces i zwiększa bezpieczeństwo.

Szczegółowy opis – czyli jak wdrażamy proces od strony technicznej

 

Robot może pobierać dane bez otwierania przeglądarki internetowej, tylko korzystając z API (interfejs programistyczny). Pozwala to otrzymać odpowiedź w ułamku sekundy. Jeżeli baza (źródło danych) nie wystawiło API, to robot może skorzystać z przeglądarki internetowej w sposób tradycyjny (jak człowiek) lub w trybie ‘headless’ (niewidocznym), w którym porusza się znacznie szybciej od człowieka. W rzeczywistości robot korzysta z tych technologii naprzemiennie w zależności od tego jakie możliwości oferuje konkretna baza lub jak różnią się od siebie odpowiedzi z API od tych prezentowanych na stronach internetowych, wybierając to, co użytkownikowi procesu jest najbardziej potrzebne.

Robot uruchamiany jest ręcznie przez pracownika, na jego komputerze z poziomu programu AUTOMADE Robot, poprzez wybranie nazwy makra i kliknięcia przycisku odtwarzania makra. Robot pyta użytkownika o podanie numeru NIP kontrahenta, a po jego wpisaniu rozpoczyna pracę polegającą na przeszukiwaniu stron rządowych i zbieraniu danych. Tu tez kończy się udział pracownika w realizacji procesu.

W pierwszym kroku, robot poprzez API pobiera dane z „Białej Listy podatników VAT”. W przypadku nieprawidłowego numeru NIP lub problemu z dostępem, robot wyświetla stosowny komunikat i kończy pracę. W przypadku otrzymania pozytywnej odpowiedzi robot pobiera następujące dane: numery NIP, KRS i REGON, nazwę podmiotu, siedzibę, status VAT, numery kont bankowych. Robot zapisuje dane z API białej listy do pliku wynikowego, z którego wynikać będzie czy podmiot ‘FIGURUJE’, czy ‘NIE FIGURUJE’ w rejestrze. Robot dzięki API może wyciągnąć dodatkowe informacje. Jeżeli ‘FIGURUJE’, to czy jest czynnym płatnikiem VAT czy jest zwolniony. Jeżeli ‘NIE FIGURUJE’, to dlatego, że jest całkowity brak danych o tym podmiocie lub czy jego dane istnieją w bazie, ale ma status niezarejestrowany.

W kolejnym kroku, poprzez API robot pobiera dane z CEiDG korzystając z METODY FIRMA i jako parametr przyjmuje już wcześniej podany NIP. Do korzystania z niniejszego API wymagany jest token. Odpowiedź z API to lista podmiotów, którą robot będzie przeszukiwał i sprawdzi czy pole status ma wartość „AKTYWNY”, a jeśli taką znajdzie, to pobierze dane tego właśnie podmiotu i zakończy dalsze przeszukiwanie. Z otrzymanej odpowiedzi robot pobiera: numery NIP i REGON, nazwę firmy, adres działalności, adres korespondencyjny, adres dodatkowy i zapisuje te dane do pliku wynikowego.
Następnie robot w przeglądarce Chrome przechodzi do strony z Bazą REGON. Wpisuje podany NIP i klika „Szukaj”. Po wyświetleniu wyników robot pobiera: numery NIP i REGON, nazwę podmiotu, siedzibę i zapisuje powyższe dane do pliku wynikowego.

W kolejnym kroku, Robot poprzez API pobiera dane z wyszukiwarki KRS. Wykorzystuje usługę „GET – Pobranie odpisu aktualnego” oraz „GET – Pobranie odpisu pełnego” i jako parametry przyjmuje numer KRS pobrany wcześniej przez API białej listy oraz rejestr P – przedsiębiorcy. W przypadku nieznalezienia podmiotów, robot wykona zapytania drugi raz dla rejestru S – stowarzyszenia. Z otrzymanej odpowiedzi dla odpisu aktualnego robot pobierze: numery NIP, KRS i REGON, nazwę, siedzibę, wysokość kapitału zakładowego, sposób reprezentacji, oznaczenie sądu. W przypadku braku odpisu aktualnego i dostępności pełnego, przypuszcza się, że podmiot został wykreślony z KRS. Wówczas, aby się upewnić, że taka sytuacja oznacza rzeczywiście wykreślenie podmiotu z KRS-u, robot poszuka w odpisie pełnym wpisu o wykreśleniu przez szukanie słowa „Wykreślenie”. Następnie robot pobiera dane z tabeli „Członkowie reprezentacji” i zapisuje je w odpowiednich kolumnach w pliku wynikowym.

W ostatnim kroku robot w przeglądarce przechodzi na stronę listy sankcyjnej i sprawdza, czy na stronie jest jakakolwiek wzmianka dotycząca podanego numeru NIP. Ponadto dla każdego z reprezentantów kontrahenta robot sprawdzi, czy istnieje wiersz w tabeli na stronie listy sankcyjnej, który zawiera jednocześnie pierwsze imię i pierwszy człon nazwiska danego reprezentanta.
Po zakończeniu przeszukiwania stron, robot dokonuje potrzebne modyfikacje w pliku końcowym, tak żeby prezentowane dane były spójne. W ten sposób kończy realizację procesu, którego wynikiem jest uzupełniony plik Excel oraz pobrany KRS – oba pliki zapisane są w docelowym katalogu. To wszystko robot wykonuje tylko w 10 sekund!

W opisanym procesie robot sprawdza jeden podmiot na jedno uruchomienie, ale nie stoi nic na przeszkodzie tego, by rozbudować proces, aby weryfikował kilka podmiotów w jednym przebiegu (każdy po mniej niż 10 sekund). Dodatkowo w opisanym przypadku, podmiot weryfikowany jest w 5 bazach, ale istnieje możliwość rozbudowania procesu weryfikacji o inne bazy np.:
https://www.dlugi.info/
https://www.big.pl/
https://www.dnb.com/pl-pl/ (dawniej Bisnode)

Wszystkie opisane wyżej kroki składają się na proces, który pozwala szybko uzyskać informacje, które umożliwiają firmom działanie w sposób zgodny z przepisami prawa, minimalizowanie ryzyka związanego z niewłaściwie zawartymi umowami, pomagając unikać oszustw i ograniczać ryzyko finansowe.

Automade-ikona-szybkie wdrożenia w świat RPA
 

Skontaktuj się z nami

  • Porozmawiajmy o automatyzacji i wykorzystaniu robotów w Twojej firmie
  • Umów się na DEMO Robota
  • Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania