Automade > O automatyzacji  > Czy każdy dział w firmie można zautomatyzować? Kiedy jest to konieczne? Sprawdzamy!

Czy każdy dział w firmie można zautomatyzować? Kiedy jest to konieczne? Sprawdzamy!

W nowoczesnej firmie automatyzacja to oczywistość. Według EY dzisiaj już nawet 80% liderów w Polsce uważa automatyzację za istotny element strategii firmy. Przyspieszenie realizacji projektów, mniejsza ilość błędów, ochrona danych poufnych – to tylko niektóre z zalet transformacji cyfrowej. Jednak czy możliwe jest zautomatyzowanie wszystkich działów? Które obszary działalności firmy powinny bezwzględnie zostać poddane automatyzacji?

 

Chcesz wiedzieć, które działy zautomatyzować? Najpierw dowiedz się, co potrafią roboty

Przed podjęciem decyzji, jakie działy zautomatyzować, warto się dowiedzieć, jakie możliwości mają dzisiejsze roboty software’owe. Posiadając tę wiedzę, łatwiej określić, w których obszarach transformacja cyfrowa będzie niezbędna, w których przydatna, a kiedy można z niej zrezygnować. Obecnie roboty software’owe mogą m.in.:

  • wykonywać powtarzalne operacje/klikać za człowieka np. w interfejsie programu księgowego
  • pobierać dane z wielu źródeł,
  • czytać, interpretować i przepisywać dane, integrować systemy między sobą bez pomocy człowieka
  • dokonywać obliczeń,
  • podejmować decyzje na podstawie dostępnych danych i oceny aktualnych warunków,
  • współpracować z systemami, oprogramowaniem i aplikacjami, takimi jak np.: ERP, systemy księgowe, Excel, Word, Gmail, strony www i wiele więcej.

 

W których działach nie obejdzie się bez automatyzacji?

Dzisiaj automatyzacja zyskuje sobie zwolenników w zasadzie w każdej branży i niemal we wszystkich działach w firmie. Jednak w których z nich jest najpotrzebniejsza? Wszędzie tam gdzie mamy do czynienia z powtarzalnymi operacjami o zdefiniowanej liczbie wyjątków z powodzeniem taką pracę za człowieka będzie wykonywał robot. Coraz bardziej powszechne staje się wykorzystanie robotów software’owych szczególnie przy procesach realizowanych w departamentach takich jak:

  • dział rachunkowo-księgowy,
  • dział HR
  • dział obsługi klienta
  • logistyka/spedycja
  • dział kontrolingu/finansów
  • działy IT/service desk/support/monitoring systemów

Jak można zautomatyzować dział rachunkowo-księgowy?

Im większa firma, tym więcej faktur do rozliczenia. Największe przedsiębiorstwa każdego miesiąca wystawiają i opłacają tysiące faktur. Obsługa tych wszystkich dokumentów wymaga nakładu pracy co najmniej kilku osób zatrudnionych. Automatyzacja procesów rachunkowo-księgowych oznacza możliwość oddelegowania pracowników do zupełnie innych czynności. Sprawny robot może wspomóc procesy księgowe i przyspieszyć prace całego departamentu finansowo-księgowego. Nowoczesny robot bez trudu odnajduje faktury w mailach, z wykorzystaniem systemów OCR jest w stanie odczytywać kwoty i dane, a następnie wprowadzać je do programów księgowych. Robot może generować zestawienia, raporty, łączyć dane z wielu systemów, wysyłać notyfikację np. o przeterminowanych płatnościach, itd.

Dział HR, czyli automatyzacja totalna

Human Resources, czyli dział określany kiedyś jako Kadry, zajmuje się obsługą obecnych oraz rekrutacją przyszłych pracowników. Biorąc pod uwagę fakt, że procesy HR-owe charakteryzują się zdefiniowaną strukturą i w zdecydowanej większości mają określoną liczbę wyjątków, zdają się być bardzo dobrym kandydatem do robotyzacji. Wykorzystując roboty software’owe można generować spore oszczędności, przyspieszyć procesy i uwolnić dodatkowe zasoby ludzkie i przeznaczyć je do realizacji bardziej złożonych operacji. Oprócz oszczędności czasu robotyzacja umożliwia przyspieszenie realizacji procesu, zwiększenie precyzji, minimalizuję ryzyko pomyłek.

Obsługa klienta przez roboty

Trzecim z działów najbardziej potrzebujących robotyzacji jest obsługa klienta. Odpowiedzi na zapytania, obsługa zwrotu towaru, składania zamówień, czy rozliczanie klientów to tylko część codziennych czynności wykonywanych w ramach obsługi klienta. Czas poświęcony na realizację tych procesów oraz ich koszty są ogromne, jeśli wszystkim zajmuje się człowiek. Jednak w każdym z wymienionych obszarów pracownika może wyręczyć robot. Przyjęcie zamówienia, odpowiedź na pytanie, czy przyjęcie formularza zwrotu – dla robota to dzisiaj żadne wyzwania.

 

Czy warto zautomatyzować procesy we wszystkich działach?

Wszędzie tam gdzie mamy do czynienia z wykorzystaniem zasobów ludzki do powtarzalnych operacji prędzej czy później pojawia się monotonia. Ale nie ona jest główną przesłanką do automatyzacji procesów. Jeśli bowiem tak cenny zasób jakim jest umysł ludzki może być wykorzystywany do bardziej zaawansowanych operacji, a użycie robotów software’owych pozwala na skutecznie uwolnienie kluczowych, ludzkich zasobów to jest to pierwszy powód do wdrożenia automatyzacji w organizacji.

W niemal wszystkich działach, branżach natrafimy na procesy gotowe do zautomatyzowania. Oprócz omawianych działów księgowych, HR, obsługi klienta takie procesy znajdziemy także w działach sprzedaży, kontrolingu, transportu, logistyki i wielu więcej.

 

Jak podjąć decyzję, które działy zautomatyzować?

We wcześniejszych częściach tekstu wskazaliśmy kilka obszarów, w których automatyzacja jest szczególnie pożądana. Jednak w każdej firmie funkcjonowanie poszczególnych działów wygląda nieco inaczej. Dlatego też przed wdrożeniem automatyzacji należy poddać indywidualnej ocenie specyfikę przedsiębiorstwa, przeanalizować procesy, aby określić gdzie robotyzacja może przynieść najwięcej korzyści w najkrótszym czasie.  Automatyzacja jest wskazana szczególnie wtedy, gdy:

  • Procesy są czasochłonne – niektóre czynności, które robot jest w stanie wykonać w godzinę, pochłaniają uwagę pracownika przez cały dzień.
  • Procesy są powtarzalne – jeśli każdego dnia powtarzane są takie same lub podobne czynności, a liczba wyjątków jest niewielka, robot nie będzie miał problemu z  przeprowadzeniem procesu.
  • Niezwykle istotna jest bezbłędność – żaden człowiek nie jest w stanie całkowicie wyrzec się błędów. Tylko maszyna potrafi wykonywać tę samą czynność za każdym razem tak samo.
  • Dane są poufne – dostęp osób nieuprawnionych do danych poufnych to częsty problem w czasach obowiązywania RODO i innych restrykcyjnych przepisów dotyczących ochrony danych. W zdecydowanej większości procesów,  wszędzie tam, gdzie mówimy o jasno zdefiniowanej procedurze postępowania można pokusić się o wyeliminowanie obecność człowieka co pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa procesu.
  • Systemy IT nie są zintegrowane – brak integracji oznacza, że wykonanie przez człowieka czynności wymagającej dostępu do danych z wielu źródeł staje się niezwykle trudne lub wręcz niemożliwe. Natomiast integracja IT wymaga czasu oraz zainwestowania znacznych środków finansowych. Rozwiązaniem problemu jest robotyzacja. Robot software’owy jest w stanie zastąpić kosztowną integrację, w efekcie szybko i skutecznie wesprzeć organizację przy przenoszeniu danych  z odpowiednich źródeł.

 

Automatyzacja dostosowana do potrzeb

W zasadzie wszystkie branże i działy firmowe mogą, a nawet powinny podlegać transformacji cyfrowej. Jednak każda firma jest inna, przez co odmienne są również jej potrzeby. Kluczem do sukcesu jest dostosowanie automatyzacji procesów biznesowych do wymagań branży oraz konkretnego podmiotu. Zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy chętnie pomogą w analizie procesów, opowiedzą o dobrych praktykach przy standaryzacji procesów i definiowaniu polityki process governance a przede wszystkim zidentyfikują procesy, których automatyzacja pozwoli na generowanie najszybszych oszczędności i przyspieszy skalowanie Państwa biznesu.